【例文あり】正しい質問メールの送り方を就活のプロがわかりやすく解説

就活中に質問メールを送る際の基本マナー

就活をしていると様々な疑問が湧き出ることから、企業へ質問メールを送る機会は意外と多くあります。そこで間違った質問メールを送ってしまうと印象が悪くなってしまうこともあるので、大人として正しいメールが送れるようにしましょう。

ここではそんな、就活している企業に質問メールを送る際の基本マナーをご紹介します。どんな内容の質問にしろ、これらはベースとなりますのでしっかりとチェックしていきましょう。

件名は簡潔に内容を伝える

件名だけを見てどんな内容が記載されているかがわかるようなものにするのがマナーです。これは質問メールに限らず、ビジネスメール全般共通のマナーとなります。

社会人は一日に数十通ものメールを受け取りますし、中にはメールを開くことすらしないものもあります。ですから、他のメールとの区別化やメールを開いてもらうためにも、用件がわかる件名にする必要があるのです。

長すぎたり、件名だけで内容がわからないものは迷惑メールとしてスルーされてしまう可能性がありますので、「【質問】面接会場について」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。

要件がわかりやすく、シンプルな文章を心がける

本文は用件がわかりやすく、シンプルな文章を心がけます。社会人は忙しいですから、ダラダラと長い文章は読みづらいですし、不快な印象を与えかねません。

ダラダラと長くても、結局用件は何なのかがわからなければ意味がありませんし、このような文章は「伝える力がない」「コミュニケーション能力が低い」といった印象を与えてしまいます。

「これは質問メールだということ」「質問内容」「どんな答えが欲しいのか」これらがわかるような内容を意識することがポイントです。むしろこれら以外の余計な文章は読みづらさの原因となりますので、余計なことは書かないようにしましょう。

また内容の他にも、改行をしてメールを見やすくしたりすることも大切です。常に読み手の気持ちを考え、どうすれば読みやすいか、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。

本文の最初に「宛名」、最後に「署名」

メールを送る際は「宛名」と「署名」が欠かせません。

宛名とは、送り先の「企業名」「部署名」「氏名」を書き出しに書いたものです。メールを送る相手の名前、企業名という事で絶対にミスは許されません。特に「前株：株式会社○○」なのか「後株：○○株式会社」なのかは間違えやすいので注意しましょう。

署名とは、自分の情報をメールの締めに書いたもので、「大学名」「学科・学部」「氏名」「住所」「メールアドレス」「電話番号」を記載します。仕切りを入れることで本文と差別化でき、見やすくなります。署名の情報をもとに企業から連絡が来る場合がありますので、ミスがないように注意しましょう。

これらの情報を毎回記入するのは大変だと思うので、自動出力できるようにしておくと便利です。

メールを送る時間は「営業時間内」

質問メールを送る際は、メールを送る時間も気にしなくてはなりません。メールだからといって、いつでも送っていいというわけではないのです。

メールを送る時間は企業の営業時間内です。また、企業側が忙しい時間帯は避けた方がよく、一般的な企業であれば始業1時間（9:00~10:00）とお昼休み（12:00~13:00）、終業1時間（17:00~18:00）は避けた方がいいでしょう。

企業の手間を煩わらせていないだけでなく、これらの時間を避けた方が連絡も通じやすくなり、すぐに不安を解消することができます。

また、どんなに急な質問だとしても夜中や朝方などに連絡をするのは避けてください。会社用PCのメールアドレスだったとしても、プライベート携帯と受信を連携している場合があるため、迷惑になります。また、このような時間帯にメールを送ると「不規則な生活をしている」と思われ、印象が悪いです。

返信は“すぐ”に送る

質問に対する回答が来たらお礼メールを送ります。会社の人は通常業務の合間をぬってあなたに返信をしてくれていますから、感謝の気持ちはすぐに述べるのが社会人としてのマナーです。

基本的にはすぐにお礼メールを送るのが理想ですが、気付かなかった場合にはその日のうちに送るようにしましょう。ただし夜中になるような場合には次の日の朝まで待ちます。次の日になってしまった際は、「連絡が遅くなり申し訳ありません」と一言謝罪を添えましょう。

お礼メールは新規で作成するのではなく、そのまま返信するのが基本です。件名にも「Re:」を残しておくことで、企業側もお礼メールだと認識しやすくなります。

もし、企業との連絡が面倒であれば、就活エージェントを活用することもオススメです。キャリchでも専属のカウンセラーが「就活相談サポート」を開催していますので、お気軽にご連絡ください！

状況別！質問メールの例文

質問メールの基本マナーを把握したら次は、状況別の質問メール例文をご紹介していきます。ここではよくある質問を解説とともにご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

エントリーシートの記載事項の確認メール

エントリーシートの記載事項について確認する際の質問メールです。「どんなことを書けばいいのか」「何を書けばいいのか」などと疑問を持った際に参考にしてみてください。

選考への意思や準備を進めていること、そして「何を聞きたいのか」をハッキリと明記します。ダラダラと書いてしまうと何を質問したいのかがわからなくなってしまいますので、簡潔にまとめるようにしましょう。

面接・説明会に関する質問メール

面接や説明会の時間・会場確認を行う際の質問メール例です。パンフレットなどの案内に記載がなかった場合や、口頭で伝えられた内容と異なる場合などの問い合わせ方法として参考にしてください。

時間や会場の記載がなかったことを伝え、何時にどこで行けばいいのかをしっかりと確認しましょう。また、事前に確認していた情報と合わせて記載することで、企業側も返信がしやすくなります。

「服装」における確認メール

就活イベントなど、「服装自由」となっている際にどのような服装でお伺いすべきかを尋ねる質問メール例です。面接ほどきっちりしていない就活イベントなどの参加の際に参考にしてください。

基本的に就活では「スーツ」となりますので、スーツを着ていくことを前提に質問します。ただ、アパレル業界など、服のセンスが問われるような業種においてはスーツではなく「私服」の可能性が高くなりますので、どのような服装が良いのかを聞くようにしましょう。

複数質問をしたい場合のメール例

いくつか質問がある場合の質問例です。何度もメールを送るのはかえって失礼ですので、一度のメールで済ませるよう、下記を選考にメールを作成していきましょう。

複数質問する際には、「複数質問させてもらうこと」「箇条書きにして見やすくすること」がポイントです。

文中にダラダラと質問を書いてしまうと、結局何を聞きたのかがわかりにくいので、前振りをしたうえで箇条書きにしてメールを作成しましょう。

回答に対するお礼メール

企業から回答が来たら、そのメールに対してお礼のメールを送ります。お礼メールは“すぐ”に送るのがマナーです。

質問メールの基本マナーでも解説したようにお礼メールは新規作成するのではなく、そのまま返信するのが基本で、件名にも「Re:」を残したままにします。

質問メールを送る際の注意点

印象が悪い質問メールを送ってしまうと直接的に合否に影響が出ないとはいえ、選考において「マナーが守れない人」という印象が残り、不利になってしまう可能性があります。

そのようなことがないよう、ここでは質問メールを送る際の注意点を確認しておきましょう。質問メールは社会人になってからも使いますので、しっかりと覚えておきましょう。

誤字脱字や変な文章はNG

誤字脱字や間違った敬語、不自然な文章はNGです。これらのミスは「不注意な人」「確認をしない人」という悪い印象を与えますし、そもそもマナー違反となります。

特に宛名や敬称を間違えてしまうのは大変失礼ですので注意しましょう。文章も不自然だと質問に答えてもらえない可能性もありますから、メールを送る前にミスがないか何度も何度も見返して下さい。

自分だけのチェックだと「このように書いたはず」という思い込みからミスに気づけない場合もありますので、親は友人などの第三者にチェックしてもらえると安心です。

メールは自分で終わらせる

メールのやり取りはなるべく「自分」から送信したメールで終わらせるようにしてください。質問メールの回答に対してお礼メールを送ると企業から返信が来る場合がありますので、その際にはもう一度返信をし、自分でメールを終わらせます。

時々、企業側が気を遣って返信をし続けてくれる場合もありますので、その際にはダラダラとメールを続けるのはかえって迷惑ですから、空気を読んで自分から切り上げてしまっても構いません。

ただ、相手に気を遣わせてしまわぬよう、自分からの返信メールの結びの挨拶の前に「ご多用の折と存じますので、ご返信には及びません」などの一言があると相手もメールを切り上げやすく、親切です。

おわりに

初めての就活ではわからないこともたくさんあると思いますが、それらを「わからないまま」にしておくのはいけませんので、正しいやり方で企業へ質問メールを送りましょう。

マナーが守れていない質問メールは悪い印象を与えてしまい、本選考において影響を及ぼしてしまう可能性もありますし、ビジネスメールを正しく送れないのは大人として恥ずかしいですから、しっかりとマナーをマスターしておきましょう。

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