メールマナーは完璧？企業にメールを送るときの3つのポイント

【企業メール】ポイント1：件名で内容がわかるようにする

件名には「それを見たら内容が把握できること」を書かなければいけません。

企業側は1日に何百通とメールを受信している可能性があります。そのため、今すぐ対応するべきメールなのかを、件名を見て判断することがあるため、企業側が件名を見たときに直ぐ内容がわかるようにする必要があります。

例えば、皆さんが参加予約をしていた説明会の日程を変更したい場合、件名を何と書きますか？

違いがわかりましたか？件名で最も重要なのは「件名で内容がわかること」です。

ただ、強調したいからといって「！」や「★」を使うとセールスのメールのようになり、失礼になるのでやめておきましょう。

【企業メール】ポイント2：本文の構成を抑える

件名が完成したところで、本文に入っていきましょう。

本文の構成は「宛先→自己紹介→内容→締め」の4つに分かれています。それぞれの重要事項をご紹介していきます。

宛先

宛先の理想は「社名＋部署名＋役職名＋担当者名」です。万が一、部署名や役職名が不明な場合は「社名＋担当者名」の組み合わせにしましょう。また、担当者名が明確にわからない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。

株式会社を略して(株)と書く人もいますが、失礼にあたるので会社名も略せずきちんと書きましょう。

自己紹介

まず、一言挨拶をしてから、名前を記載しましょう。ここでの名前は「学校名＋フルネーム」を記載します。

※学部名や学科名・コース名などは【ポイント4】でご紹介する「署名」に記載するため、ここでは不要です。ただ、記載することにより問題が生じるわけではないので、丁寧な一面を見せたいという方は、記載してもいいでしょう。

キャリchの「就活相談サポート」では、メールマナーの相談も可能です。「作成したメールの内容を確認してほしい」「どんな風に返信すればよいのか教えてほしい」といったリクエストにもお答え！少しでも不安があれば、ぜひ活用してください。

内容

ここで重要なことは「要件を結論から述べて、端的に伝えること」です。そうすることにより、相手にとってわかりやすく伝わりやすい文章になります。

例えば、「体調不良により説明会の日程を変更したい」という内容を伝えたい場合、どのように書き出すことが正しいでしょうか？

まずは「何の連絡なのか」を「結論から」簡潔に伝えましょう。前振り・理由を先に記載し、結論を最後に述べる文章は、相手に伝わりにくく、良い印象を与えません。会話と違ってメールは考える時間があるので、相手に伝わりやすい文章を作成しましょう。

締め

伝えるべき内容を全て書ききったあとは締めの挨拶が必要です。ここで重要なことが「相手への思いやり・気遣い」を表現することです。次の例をご覧ください。

皆さんが採用担当者だとしたら、どちらのメールに好感を抱きますか？より良い例からは「相手への思いやり・気遣い」を感じ取ることができるはずです。

メールマナーについてより具体的に知りたいなら、キャリchの「就活相談サポート」でアドバイスをもらうのがオススメです。

正しい言い回しができているか・返信するべきメールと返さなくてもよいメールについて・正しい返信方法など、あなたが不安に思っているメールマナーの全てを相談できます。ほんの些細な質問でも問題ありません。ぜひ活用してくださいね。

【企業メール】ポイント3：署名を記載する

最後に署名を記載しましょう。署名とは、自分の身分や立場を示す記述です。社会人が行うビジネスメールでは、メールの最後に署名をつけることが基本です。

署名は次のように書きましょう。

このように記載することが理想的と言えます。線「——」で区切ることにより見やすくなります。これもひとつのテクニックとして使うといいでしょう。

これまでの例をつなげてみよう

これまでの内容を踏まえ「キャリch商事の採用担当者へ、12月15日の説明会を12月20日に変更してもらう」メール文を作成します。

おわりに

皆さんが今まで友人に送っていたメールと比べて、様々なポイントや注意点があったのではないでしょうか。メールは対面での会話と違い、あなたの表情が伝わりません。

しかし、ご紹介したポイント３つを抑えることにより、誠実で丁寧な印象を与えることができます。ぜひ参考にしてみてください！

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