【就活・企業へ電話する時間帯】折り返しのマナーやかけ方を解説

就活で企業に電話をかけていい時間帯とその理由

就活をしていると企業に電話をかける機会もあります。企業にとっても確かに採用活動は重要です。しかし、企業は採用活動以外の業務も並行して行われているため、対応できる時間帯とそうでない時間帯があります。就活生がよりスムーズに連絡し、企業に対応してもらうためには、電話をかけていい時間帯とその理由を把握しておくことが大切です。

ここでは就活に関する電話連絡に適した時間帯と、その理由について解説します。

10時～12時頃

9時始業の企業であれば、始業から1時間後の10時以降が始業直後の慌ただしさが落ち着き、電話対応がしやすい時間です。

ただし、必ず電話をつないでもらえるとは限りません。担当者が離席していたり、別の業務で手が離せなかったりなどで、電話口に出られない場合もあります。つながらなかった場合にどう振る舞うかは、いくつかのパターンに分けてあらかじめ考えておきましょう。

14時〜16時頃

午後は、14時から16時頃までが電話をかけてよい時間帯といえます。昼休憩後に抱えていた業務が一段落し、終業前の追い込みまでは比較的落ち着いた時間帯です。電話がつながりやすく、余裕の生まれやすい時間のため、負担になりにくい時間でもあります。

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就活で企業への電話を避けるべき時間帯とその理由

一方で就活において、企業への電話を避けるべき時間帯もあります。それぞれ理由がありますが、詳細な時間は企業によって違う場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。

ここでは就活関連の電話を避けるべき時間帯と、その理由について解説します。事前確認とあわせて、企業にきちんと配慮して余裕を持って連絡できるよう努めましょう。

始業前後（9時～10時）

相手の企業が9時始業の場合は、始業から1時間後の10時までは電話を避けるべきといえます。なかには「いち早く連絡しておきたい」と感じる就活生もいるかもしれませんが、かえって企業の迷惑になってしまう可能性があるため注意が必要です。

始業直後の9時からしばらくの間は、朝礼などを含めた打ち合わせや1日の予定業務の準備、昨日終業以降に届いたメールや始業直後の電話対応などで慌ただしくなります。そのため始業時間が8時の企業であれば9時頃、10時なら11時頃を目安に時間を見計らって電話をかけるよう配慮しましょう。

昼食時間（12時～13時）

企業の多くが、お昼の12時から13時は食事を含めた休憩時間と定めています。担当者が食事のために外出していれば、せっかく電話をかけてもつながらない、取り次いでもらえないなど二度手間になりがちです。

もし担当者につないでもらっても、貴重な休憩時間を使わせてしまうのはもちろん、食事の邪魔にもなってしまいます。

状況によっては、担当者が業務の都合で12時以前に外出する場合や、13時以降にしか帰社しないといったこともあるでしょう。そのため昼食時間やその直前・直後は、緊急な要件でない限り電話は控えたほうが無難です。

終業前（16時〜17時）

終業が17時の企業であれば、終業前の1時間も電話を避けたほうがよい時間帯といえます。終業前は取引先などから緊急の連絡が入るなど慌ただしくなりがちです。

そのうえ、さらに就活に関する連絡や急ぎの手続きが重なれば、残業せざるを得なくなるかもしれません。担当者にも都合があるため、働く状況や事情にもできるだけ配慮しましょう。

終業時間が17時と異なる場合は、終業時間直前の1時間が当てはまります。事前に終業時間を把握しておく必要があります。

営業時間外

原則として企業の担当者は、終業時間を過ぎれば退社するため、営業時間外の電話連絡は避けるべきです。もし終業後に退社していなければ、残業中のため残らなくてはならない仕事に取り組んでいると考えられます。仕事を邪魔してしまいかねない時間帯は、就活とはいえ電話は控えてください。

これは企業の休業日も同様です。業種によっては土日ではなく他の曜日が定休とされている場合もあります。間違って休業日に電話してしまうことのないよう、事前に確認しておきましょう。

電話をかけていい時間帯だけでなく、企業への電話のマナーについても詳しく知りたいときは、下記のコラムを参照してみてください。状況ごとの対応方法や会話の例を解説しています。

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就活での電話マナーはこれさえ読めばOK！状況別の対応法から会話例を解説

3つのパターン別│就活時に電話をかける際の注意点

就活時の電話では、これまで経験したことのない配慮も必要です。社会の一員として、恥ずかしくないよう振る舞うために、しっかり準備しましょう。

ここでは就活での電話のやり取りのうち3つのパターンについて、注意すべき点とやり取りの例を解説します。

1．折り返し電話

企業からの電話に出られなかったときは、気づいた後24時間以内に折り返し電話をかけるのがマナーです。企業にまだ電話をかけてよい時間帯と判断できる場合は、すぐに電話することをオススメします。

どうしてもできない場合や、着信に気づいた時点ですでに遅い時間の場合は、着信の翌日、もしくは翌日が休業日の場合は翌営業日の午前中に電話しましょう。その際、連絡が遅れたことをきちんと謝罪することが大切です。

また着信に気づいても、慌てて折り返しの電話をする前にまずはメールが届いていないか、留守電にメッセージが残されていないかを確認します。届いていれば指示に従いましょう。

2．面接の日程変更を依頼する電話

こちらの都合で面接の日程変更を願い出る電話では、必ず謝罪の気持ちを伝えます。担当者につないでもらった後、伝える内容と順番は次のとおりです。

とくに日程の確認では、「4日（よっか）」と「8日（ようか）」の聞き間違いや、「14時」と「4時」の勘違いに注意が必要です。そのため日付は曜日とセットで、時間は24時間制で確認しましょう。

3．面接辞退の電話

他社から内定を得たなどの理由で面接辞退の電話をするとき、最初に伝える理由は「一身上の都合」で構いません。しかし詳しい理由を尋ねられたら、角が立たないように伝える必要があります。電話をつないでもらったら、次のような順序で伝えましょう。

もし今の内定に不安を感じる、再度就活を始めたい場合は、キャリチャン「内定辞退＆再就職サポート」への参加を検討してみてください。

就活時は時間以外も要チェック！電話をかける際の3つのマナー

就活での電話連絡では、かける時間帯以外にも注意すべきマナーがあります。志望企業の方に悪印象を与えないよう、電話での言葉遣いや応答のタイミングなど細かな点にも丁寧かつ入念な準備が必要です。

ここでは就活における電話について、最低限守りたい3つのマナーをみていきましょう。

1．静かで電波がよい環境で電話をかける

企業への電話連絡は重要な内容だからこそ、かける場所は通話の途切れない電波のよい環境を選ぶ必要があります。相手の言葉がよく聞こえる、こちらの声もしっかり伝えられる静かな場所であることも重要です。これは就活に限らず、電話で連絡するときの先方に対する最低限のマナーといえます。

携帯電話やスマートフォンは、どこでも電話できる便利なツールですが、思わぬ場所で電波が途切れることもあるため注意が必要です。たとえば自宅の自室や自家用車の中など、よく電話をかけている静かな場所はあらかじめ探しておくことをオススメします。

ちょっとしたことですが、この気遣いができるかどうかで評価が変わることもあるのが就活です。連絡での誤解や行き違いを防ぐためにもしっかり備えておきましょう。

2．事前にメモと筆記具、スケジュール帳を用意しておく

要件がわかっていたとしても、電話するときは落ち着いてメモを取ったり、スケジュールを確認したりできる余裕のある状態でいることが大切です。何か別のことに気を取られた状態だと、せっかく電話しても選考に関する重要な要件を聞き逃したり、誤解させたりする可能性があります。

また就活生のなかには企業との電話で緊張するあまり、電話を切った途端に内容を忘れてしまう場合もあるようです。忘れたからといってもう一度電話をかけるのは相手に面倒をかけることになり、評価を下げてしまう可能性があります。電話では内容に集中し、逐一メモを取るよう心がけましょう。聞き間違いが心配な人は、内容を復唱しての確認をオススメします。

とくにスケジュールについての連絡では、他の予定との調整も必要です。いつも使っているスケジュール帳などをすぐに確認できるよう用意して話をするようにしてください。

3．言葉遣いに気をつける

電話は相手の顔が見えない分、発する言葉や声のトーンなどが与える印象を大きく左右します。そのため企業への電話連絡は、言葉遣いを常に意識して臨むのがオススメです。

とはいえ、特別な敬語を新たに覚えたり使ったりする必要はありません。しっかりと適切に「です」や「ます」を使えるだけでもマナーとしては十分です。あまり敬語を意識しすぎると、それだけで頭がいっぱいになり、内容に集中できない、尋ねたいことが尋ねられないといったことになりかねません。

強いていえば、手間を取らせてしまったとき「申し訳ありません」ではなく「ありがとうございました」と伝えるよう意識すると、よい印象を与えられるためオススメです。ありがとうといわれて嫌な気持ちになる人はほとんどいません。企業への電話でも上手に使いたい言葉だといえます。

就活での電話や言葉遣いなどで不安なことがある場合は、キャリチャンの「就活相談サポート」で相談してみましょう。就活のプロに、完全無料で相談できるチャンスです。

敬語の使い方をチェックしたいなら、下記の対策資料も参考になります。これから就活を始める人も、ぜひ活動に役立ててください。

【就活対策資料】
敬語マニュアル

就活で企業に電話をかける際の5つの手順

伝えたい内容は決まっているけれど、どの順番で伝えたらいいのかわからないという人もいるかもしれません。就活で企業に電話する要件はさまざまですが、こちらから電話をかけ、要件を伝えて電話を切る順番は同じです。就活でも電話における会話の基本に沿って進める必要があります。

ここでは企業へ電話するときの話題の順番と、具体的な会話の例をみていきましょう。

1．挨拶し、名前を名乗る

電話に限らず、人と会うときはまず挨拶するのが基本です。就活で企業が相手なら、先にこちらから名前を名乗る必要があります。そのときただ名前をいうのではなく、簡単な定型分を添えるのがコツです。

会話は出だしが肝心です。電話をかける前に深呼吸をして、心を落ち着けておきましょう。

2．用件を伝えて担当者へ取次ぎを依頼する

名前を伝えたら、相手が担当者でなくても簡単に要件を伝え、取次ぎを依頼します。担当者が電話に出たときは、名前を確認してすぐに用件に入っても構いません。

取り次いでもらう相手は担当者ではなくても、採用されれば先輩になる人です。落ち着いて丁寧に依頼しましょう。

もし担当者が不在でも、慌てずに対応できるよう事前の心構えが必要です。不在の場合は、まず帰社予定の時間を尋ね、丁寧に「恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と伝言を願い出ます。伝えるのは大学名と氏名（フルネーム）です。そして帰社時間または時間が不明の場合は後日電話することを伝えます。

3．相手の都合を確認する

担当者が直接、または取次ぎによって電話口に出たら、もう一度挨拶して大学名と氏名を名乗り、まずは相手の都合を確認します。

担当者が先に名乗った場合は、氏名の確認は省略して構いません。感謝の意を述べた後、相手の都合を確認し用件に入ります。

4．メモを取りながら内容を復唱する

用件のなかには複雑なものや、複数にわたるものもあるため、忘れてしまわないよう逐一メモを取り、用件ごとに意識して内容を復唱しましょう。この確認作業は、就活にとどまらず社会で仕事をするためには必須のスキルです。勘違いのないよう、丁寧に進めましょう。

5．挨拶をし相手が電話を切ってからこちらも切る

最後は、感謝の意を伝えて挨拶で締めくくります。

しばらく待っても切らないようなら、こちらから切っても構いませんが、まずはしばらく待つことが大切です。

就活でなければ電話をかけた側が先に切るのが一般的

ただしこれは、あくまで就活における電話連絡に限ったルールで、一般的には電話をかけた側が先に切るのがマナーです。これは今後社会で仕事をするうえで欠かせないマナーであるため、就活の時点でしっかり身につけておく必要があります。

就活に対して「出遅れた」「最初からやり直したい」と感じている就活生には、キャリチャンの「出遅れ就活サポート」に参加し、専門のキャリアアドバイザーに頼るという方法もあります。電話や言葉遣いのマナーも直接教えてもらってしっかり身につけましょう。

就活は電話をかける時間帯にも気をつけよう

就活で企業に電話をかけるときは、先方の事情に配慮し時間帯を選ぶことが大切です。ここでの気遣いは、担当者が助かるという側面だけでなく、選考のためのポイントとしてしっかりチェックされています。これから社会人となることを考えれば、そのための練習と考えて正しく身につけておくのがオススメです。

就活では企業に対してどのような配慮ができるか、そのうえでどの程度しっかりアピールできるかが問われます。いざという時の電話対応で慌てないよう、余裕を持ってしっかり備えておきましょう。

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