【就活の折り返し電話マナー】6つのステップと例文を紹介！

就活中に折り返し電話をする際の6ステップ

就活中に折り返し電話をする際の方法を6つのステップでご紹介します。 就活中の折り返し電話は特にマナーを守らなければなりません。6ステップを確認して、恥をかかないようにしましょう。

ステップ1：自分の名前を名乗る

企業へ折り返し電話をする際は、まず始めに自分の名前を名乗りましょう。

【1】挨拶：まず、挨拶をします。
「こんにちは」「おはようございます」「お世話になっております」など時間帯や状況によって変えていきましょう。

【2】自分の情報：大学名、学部名、名前の順で名乗ります。
この時は相手に聞きやすいように、はっきり・ゆっくり話しましょう。

【3】要件：誰から電話をもらって、折り返しをしているという要件を伝えます。

ステップ2：担当者を呼んでもらう

次に担当者を呼び出してもらいます。

相手への要求や、何かしてもらう時には、上記のように「恐れ入りますが」「お手数ですが」などのクッション言葉を入れると丁寧な印象を与える事ができます。
もし、相手が名前を名乗り忘れてしまい、留守電などで名前が聞き取れない場合は下記のように話しましょう。

電話をしてきた相手の名前がわからない場合は「面接のご担当者様」「採用のご担当者様」という言葉で相手を呼んでもらいます。

ステップ3：もう一度自分の名前を名乗る

電話をしてきた相手と繋がったら、ステップ1のようにもう一度、「挨拶→自分の名前」を伝えましょう。

ステップ4：電話した要件を伝える

続いて、こちらが電話した要件を伝えます。

相手が電話してきたので、すぐ要件を聞きたいところですが「お電話いただいておりましたが、ご要件はなんでしょうか？」と聞くのではなく、折り返ししている要件と電話に出られなかった事を謝れば、相手が要件を話してくれます。
ビジネスの場では、状況によりますが少々回りくどくても、直接的な表現ではなく柔らかい印象を与える言葉や言い回しを選ぶのがポイントです。

ステップ5：担当者の話を聞く

メモを取りながら、担当者の要件を聞きます。 企業へ折り返し電話をする際は、就活に関する大切な情報をたくさん聞きます。そのため、メモを必ず取りながら話を聞きましょう。

ここで注意する事は、疑問があっても途中で相手の話をさえぎらないようにする事です。
人の話を途中でさえぎると相手はせかされている印象を受けます。 わからない事があったら、相手が話し終わってからまとめて聞きます。

それでも、相手の話をメモしながら聞き取るのは慣れるまでは難しいかもしれません。

キャリチャンの「面接サポート」では、メモのコツ・電話の折り返し方法だけでなく、就活に関する不安をなんでも相談できます。不安を少しでも軽減して、効率よく就活を進められるようになりましょう。

ステップ6：お礼を言って切る

最後にお礼を言って、電話を切ります。 その際に注意する事は相手が電話を切るのを待ってから、自分も切る事です。 すぐ電話を切ってしまうと相手に雑で無礼な印象を与えてしまいます。 就活中はちょっとした態度で内定にも影響することがあります。最後まで気を抜かずに丁寧に対応しましょう。

就活中に折り返し電話をする際の会話例

就活中、実際に折り返し電話をする際に使える会話例をご紹介します。

相手が電話に出た時

相手が電話に出た時の会話例をご紹介します。

「1自分の名前を名乗る→2相手を呼んでもらう→3もう一度自分の名前を名乗る→4電話した要件を伝える→5相手の話を聞く→6お礼を言って切る。」
このようなステップで会話を進めていきましょう。また、相手に質問する時やお願いする時はクッション言葉を入れてください。 折り返し電話のみならず、就活中はたくさん電話をかける機会があります。恥をかかないために、基本的なステップを把握しておきましょう。

相手の留守電に入れる場合

相手が電話に出られずに留守電に入れる場合の会話例をご紹介します。

相手の留守電にメッセージを残す場合は、相手が聞き取りやすいようにゆっくりとはっきりと話すようにしましょう。
この場合は「挨拶→自分の大学や名前→要件→自分が折り返し電話する旨」を伝えます。
自分が折り返しをする旨を伝えないと、また相手と入れ違いになってしまう可能性があります。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合の対処法をご紹介します。

相手が外出している時は、またこちらから折り返し連絡をする旨を伝えましょう。 その時には折り返しが何時頃になるか時間も合わせて伝えれば、より丁寧です。

相手が席を外している場合は行き違いを防ぐためにも、電話があった事を伝えてもらうと良いでしょう。 相手から電話がかかってくる可能性があるため、電話にいつでも対応できる状況の時に 連絡をする事をオススメします。

就活中に折り返し電話をする際の3つの注意点

就活中に折り返し電話をする際に注意する点3つをご紹介します。

注意点1：時間

就活中に折り返し電話をする際の注意点1つ目は電話をする時間帯です。 相手の業務時間内を意識しましょう。企業によって異なりますが、一般的には9時～18時、10時～19時の間で仕事をしている事が多いので、この時間内に連絡しましょう。 また、勤務に入ってから1時間以内は忙しい場合があるので、9時から業務が始まる企業は10時以降、10時からの企業は11時以降に連絡すると良いでしょう。

注意点2：メモ

就活中に折り返し電話をする際の注意点2つ目はメモを取る事です。 相手と話す時は必ずメモを取りましょう。相手が時間や場所、持ち物などを伝える場合があります。聞き逃してもう一度連絡するのは相手に手間を取らせる事になり、あまり印象が良くありませんので注意しましょう。

注意点3：場所

就活中に折り返し電話をする際の注意点3つ目は電話をする場所です。 周りが静かで電波の良い場所で電話する事で、相手の話が聞き取りやすくなります。 また、メモを取ることや、場合によっては長電話になる場合もあるので、座れる場所もオススメです。

注意点を意識しつつも、いざ電話をかけるときには焦ってしまう就活生もいるかもしれません。落ちついた場所やメモを取れる環境がない場合だと余計に難しいですよね。

そんなときは、就活のプロに相談してテクニックを教えてもらうのもオススメです。キャリチャンの「就活相談サポート」では、一人ひとりの悩みに沿って就活を円滑に進められるようサポートしています。不安を軽減して、冷静に電話対応できるようになりましょう。

就活中の折り返し電話に関するイレギュラーな対処法

「何度、電話しても繋がらない」など困った時のイレギュラー対処法もまとめました。

対処法1：担当者から折り返しがない時

担当者から折り返しがない場合、もう一度電話して企業の方に伝言を頼みましょう。 その際には下記のように伝えます。

担当者が忘れている場合があるため、伝言をお願いする事で、きちんと相手の電話に折り返した証拠にもなります。 上記の文言に合わせて自分の連絡先も忘れずに伝えましょう。

対処法2：何度も電話しても繋がらない時

何度も電話しても繋がらない場合はメールに切り替えましょう。

電話が繋がらない場合は、相手が会議中や、忙しい場合があるため、メールに切り替えましょう。 その際は、相手の都合に合わせて後で電話する意思や自分が電話に出られる都合の良い時間帯を知らせる事で、行き違いの手間が省けます。 また、この時も「お手数ですが」や「恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れて直接的な言い回しを心がけましょう。

対処法3：電話が途中で切れてしまった時

途中で電話が切れてしまった時はすぐ折り返しの電話をしましょう。 その時に注意する事は相手のせいにしない事です。

自分が切ってしまった場合、謝るのは当たり前ですが、たとえ相手が電話を切ってしまっても上記のように一言伝えるだけで相手に良い印象を与えます。 また、電話が切れてしまって聞き逃した事があったら、正直に伝えてもう一度説明してもらいましょう。

就活中の折り返し電話でマナーを学ぼう

就活中、企業へ折り返し電話をする際の対処法や電話をする時の注意点、折り返しの際の会話例、そして電話が途中で切れてしまった時のイレギュラー対応などをご紹介しました。 就活中、電話やメールで企業の担当者とコミュニケーションを取る場も増えますよね。 「正しい言葉遣いやマナーができているのか？」「相手に失礼になっていないか？」など迷う事ばかりです。 たった少し言葉の言い回しを変えるだけで相手に与える印象は劇的に変わる事を皆さんはご存知ですか？ 最近はSNSの発達で電話に慣れていない就活生が増えています。しかし、社会に出ると電話を使うことが増えます。社会人になって困らないように、就活の時から電話での会話に慣れておきましょう。

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