内々定にもお礼メールは必要！好印象を狙える書き方とコツを確認しよう

内々定にもお礼メールが必要！

内々定の通知方法には、口頭、電話、メール、書面など、企業によって色々なパターンがあります。口頭や電話で内々定を通知された人は当然その場でお礼を述べると思いますが、果たしてそれだけで良いのでしょうか。

またメールや書面で内々定を通知された人は、それに対して承諾や辞退の返信をしなくてはいけませんし、お礼はどのように述べれば良いかも悩むところです。そこでコラムの初めに、まず内々定にお礼メールが必要なのか、またメールだけでよいのかどうかについて解説します。

お礼を述べるのは大人としてのマナー

承諾するにしろ辞退するにしろ、内々定を頂いた企業に対しお礼を述べるのは、大人として当然のマナーです。

その企業はあなたのために多大な時間とコストをかけ、他の誰でもないあなたを評価して大勢の中から選び、内々定を出してくれました。企業の中には「仕事だからお礼はいらない」という人事担当者もいるでしょうし、「内々定は自分の実力」と考える学生もいるでしょう。

しかし仕事も企業も、人と人との関係で成り立っているのですし、日本の社会はそんなビジネスライクに割り切った考え方をする人ばかりではないです。

たとえ企業の担当者がお礼は必要ないと考える人であっても、お礼を言う学生と言わない学生がいれば、お礼を言う学生の方が印象が良いに決まっています。それが相手の仕事であれ自分の実力であれ、人から評価されたらお礼を言うのは、円滑な人間関係を築くことのできる大人として極普通のことです。

また電話や口頭で通知される場合、内々定は何の証拠もない口約束となってしまいますが、お礼メールを送ることでそれを記録として残しておくことができます。とくに内々定の通知がメールで届いた場合、相手は間違いなく本人に届いたかどうか、学生がそれを読んでくれたかどうか分かりません。

ですから「メールの内容を確認した」という意味も込めて、内々定の通知メールにはお礼の返信が必要になります。

お礼は基本的に「メールだけ」でOK

内々定通知へのお礼は、基本的にメールだけでOKです。大抵の就活生が、内々定へのお礼はメールで行っています。お礼メールに加えて、手紙でお礼状を送るとより評価が高くなる可能性はありますが、基本的にはそこまでしなくても「丁寧なメール」だけで十分です。

内々定を口頭または電話で通知された場合には、メールでお礼を伝えましょう。メールで通知された場合もお礼はメールで伝えますが、別途指示がない限りは同時に内々定を承諾するか否かも記載が必要です。

また最近は、企業も採用活動に様々なツールを活用していますから、LINEなどのチャットやSNSでやり取りできるケースも珍しくなくなりました。しかし内々定へのお礼の気持ちを表すのに、そういった手軽な手段を使って「ありがとうございます」の一言で済ますというのは、あまり好ましくありません。

ですから内々定へのお礼は、きちんと文章化した丁寧なメールを送ってください。ただし内々定の通知が書面で来た場合には、それに対するお礼はメールではなく、手紙で返します。

お礼メールの書き方とポイント

内々定へお礼メールを書くとなれば、問題はその書き方ですよね。内々定へのお礼メールの内容だけで、一度通知された内々定が取り消されてしまうようなことはありません。

しかし社員として迎えるのに疑問を感じるようなお礼メールであれば、あなたに対する悪い印象が残ってしまい、その企業に入社した後、悪影響が出る可能性は十分ありえます。ビジネスマナーに則り、きちんとしたお礼メールを送りましょう。

ここからは内々定に対するお礼メールの書き方をご説明しますので、そのポイントをしっかり確認してください。

お礼メールはすぐに出す！

内々定へのお礼メールは、通知が届いたらすぐに送るのがマナーとなります。くり返しになりますが、とくにメールで内々定の通知が届いた場合、お礼メールは通知の内容を確認したという報告の意味も含んでいるので、できるだけ早く送るべきです。

口頭や電話で伝えられた場合にも、なるべく帰宅したらすぐ、その日のうちにお礼メールを送りましょう。

ただし他のビジネスメールと同様に、内々定へのお礼メールもその企業の営業時間内に送るというのが鉄則です。いくらお礼メールを早く送るべきだと言っても、夜中などに送信するのは不規則な生活を疑われてしまい、あまり印象が良くありません。

もし企業からの内々定通知に気付くのが遅くなったり、帰宅が遅くなったりした場合は、そのお礼メールは翌日の朝一番に送ってください。

感謝の気持ちをしっかりと伝え、内容は端的にまとめる

内々定へのお礼メールでは、感謝の気持ちをしっかり伝えることと、内容を端的にまとめることが大切になります。お礼メールは文字通りお礼を述べるためのメールですから、もちろん内々定を頂いたことに対しての感謝の気持ちをしっかり伝えるというのが第一です。

ただし、送る相手は忙しい企業の方ですから、感謝の気持ちをダラダラと語るのはよくありません。人事担当者には毎日たくさんのメールが届きますので、読むのに時間がかかる長いメールや読みにくいメールは相手に負担を感じさせてしまいます。

ですから内々定へのお礼メールは、それを読む人の手間を考え、端的で分かりやすい文面とすることが基本です。

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今後の意気込みなどを添えると◎

内々定のお礼メールには感謝だけでなく、あなた自身の今後の意気込みなどを添えると好印象になります。

入社後その企業でどのように頑張っていきたいのか、どう成長していきたいのかなど、あなたの意欲を示す文章を記載しましょう。ただしそうした意気込みも、あまりダラダラと書くのは良くありません。

いくらこれからお世話になる会社に良い印象を与えたいと言っても、意気込みばかり目立つ内容であれば、本来伝えるはずだったお礼の主旨がかすんでしまいます。あくまで内々定を頂いたことに対するお礼を伝えるために送るメールなのですから、お礼の言葉が中心であるべきです。

お礼メールはビジネスメールでもありますので、あまり余計なことは書かず、意気込みの部分は2、3行程度で端的にまとめてください。

具体的な書き方とポイント

内々定へのお礼メールもその他のビジネスメールと同様に、「件名」「宛先」「本文」「署名」から構成されます。お礼メールの各構成要素の具体的な書き方とポイントは以下の通りです。

状況別！お礼メールの例文

内々定に対するお礼メールの書き方は、何となく理解できたでしょうか。内々定へのお礼メールでも、大まかな構成要素はその他のビジネスメールと変わりませんが、「感謝の気持ち」と「今後の意気込み」を記載するのがポイントです。

ただし冒頭にも述べたように、内々定の通知方法は口頭、電話、メール、書面など企業によって異なります。もし内々定をメールで通知された場合には、まだそれに対する回答をしていませんから、内々定を承諾するかどうかもお礼メールの中で記載しなければなりません。

ここからはそれぞれの状況に合わせ、承諾・辞退を記載する必要ない単純な「内々定のお礼メール」と、「内々定承諾メール」「内々定辞退メール」の例文をご紹介します。

内々定に対するお礼メール

口頭や電話などですでに内々定の承諾を伝えているなど、承諾・辞退の意思表示が必要ない場合のお礼メールです。内々定の通知が口頭や電話だった場合は何も記録が残りませんので、状況を明確にしておくためにもお礼メールでやり取りしておきましょう。

件名は「内々定の御礼」が分かりやすいです。口頭や電話では伝えきれなかった感謝の気持ちと意気込みを補足するように、簡潔に記載してください。意味の切れ目で適度に改行や間隔を空けて、読みやすくすると良いです。

内々定を承諾する際のメール

内々定の通知がメールで届いた場合は、その返信にお礼と承諾の両方を記載します。「メールを確認した」という意味もあるので、できるだけ早く返信してください。

件名は先方から届いた件名を変えず、自動でRe:が付いたままにします。その方が相手にとっては、どのメールに対する返事なのか分かりやすいです。

まずは内々定に対するお礼を述べるとともに、「受ける」などのはっきり分かる言葉を使って、内々定を承諾する旨を明示します。その後に、感謝の気持ちや今後の意気込みを記載しましょう。

内々定を辞退する際のメール

内々定の通知がメールで届いて、もし頂いた内々定を辞退する場合でも、必ずお礼は必要です。辞退の連絡はできれば電話の方が好ましいですが、難しければメールでも構いません。とにかく早く知らせた方が、先方にかかる迷惑が小さくて済みます。

本文の中では、まず初めに内々定に対するお礼を述べてください。その後に、理由を記載して辞退する旨をはっきり明示します。

その企業に入社しないとしても今後どこで関わることになるかわかりませんので、失礼のないよう誠意をもって謝罪することが大切です。最後は、「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」などの言葉で結びます。

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お礼メールを送る際の注意点

せっかくお礼メールを送って感謝の気持ちを伝えても、それが反って悪印象を与えてしまっては逆効果ですよね。あなたを評価して内々定を出してくれた企業をがっかりさせないためにも、お礼メールを送る前に注意事項を押さえておきましょう。

ここからは、内々定のお礼メールを送る際に注意すべきことをお話しておきます。

お礼メールを出すのが遅れた場合は謝罪する

もしお礼メールを出すのが遅くなってしまったら、まずはそのことに対する謝罪が必要です。

内々定をもらった企業が第一志望とは限りませんから、承諾するかどうか迷っていたり、他社の結果を待ってから判断したりといった場合もあるでしょう。しかし前述のように、内々定へのお礼は基本的にできるだけ早く送るのがマナーです。

そのため何らかの理由で内々定へのお礼メールを出すタイミングが遅くなってしまった場合は、その遅れたことに対する謝罪が必要になります。ただし「ごめんなさい」と「ありがとう」を同時に言い、謝罪とお礼が混在しているような書き方はマナー違反ですし、内々定へのお礼の気持ちがうまく先方へ伝わりません。

だからといって謝罪のメールとお礼のメールを別々に2通送るというは、見る人にとっても手間であり、余計な負担です。ですから1通のお礼メールの中で、まずはメールが遅れたことへの謝罪を記載し、その後2、3行空けて改めてお礼を述べる形にします。

誤字脱字・変な文章になっていないかをチェックする

内々定へのお礼メールを送る際は、誤字脱字がないか、不自然な文章になっていないか、正しい敬語が使えているかなど、送信前に何度もチェックしてください。

メールの記載ミスは「不注意な人」という印象を与えますので、いくら早く送りたくて急いでいても、きちんと確認しなくてはいけません。自分が書いた文章は、「このように書いたはず」という思い込みでケアレスミスを見落とすこともあります。

ですから自分自身でチェックした後、最終的に親や友人などの第三者にもチェックしてもらうと安心です。書き方のところで説明した宛先の記載はもちろん、本文中の漢字の変換ミスや、「御社」と「貴社」の書き違いにも注意しましょう。

相手企業のことを口頭で言うときは「御社」ですが、文章で書くときは「貴社」とするのが正解です。

メールはなるべく自分で終わらせる

メールのやり取りは、なるべく「自分」から送信したメールで終わるようにします。

相手のメールに「返信不要」と書かれていれば別ですが、基本的に企業の方から送られてきたメールには、全て返信するというのが就活のマナーです。内々定へのお礼メールを送ると、おそらくそれに対して先方から何らかの返事がきますので、そのお返事に対してこちらからもう一度返信してください。

そこまではいいのですが、メールのやり取りは時々、相手も気を遣って返信し続け、いつまでも続いてしまうことがあります。相手は忙しい企業の方ですから、何度もメールのやり取りをするのは負担をかけてしまって良くありません。

お互いに必要な情報が交換でき、話が一段落した後は、相手が返信しなくて済むような内容のメールを送ってやり取りを終わらせます。自分からの返信メールの結びの挨拶の前に「ご多用の折と存じますので、ご返信には及びません」などの一言があると親切です。

おわりに

企業から内々定をもらったら、感謝の気持ちを示すお礼メールが必要になります。とくに内々定の通知がメールで届いた場合はメールを確認したという意味もありますので、お礼メールはなるべく早く送るというのが原則です。

お礼メールの内容によって内々定が取り消されることはありませんが、入社後の評価に影響することはありえます。せっかくあなたを評価してくれた企業をがっかりさせないためにも、内々定へのお礼メールはきちんとビジネスマナーを守って書かなければいけません。

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