求人への応募メールはこれで完璧！就活でのメールマナーを解説

応募メールの基本的な書き方

これまで何かしらの形で、直接企業とやり取りしたことはありますか？SNSなどと違い、企業の採用選考やインターン選考へエントリーするための応募メールでは、きちんとビジネスマナーに則った書き方・送り方が必須です。

短い文面ですが応募メールも評価対象としている企業が多いですし、そうでなくても読むのは人事担当者なので、おかしなメールを送ると選考前からあなたの印象にケチがついてしまいます。

そうならないためにも、まずは企業へ送る応募メールの基本的な書き方やマナーを学んでください。ポイントを押さえ、印象の良い応募メールを送れる就活生になりましょう！

メール作成時に盛り込むべき5つの項目

採用選考やインターン選考への応募メールには、以下の5つの基本要素が必要です。

1. 件名・宛名

就活の応募メールには、「〇〇応募の件/氏名」といった形で、一目で応募メールだと分かる件名を付けます。プライベートのメールでは件名を省くことが多いと思いますが、就活の応募メールも含め、ビジネスメールに件名は絶対必要です。

企業の人事担当者には毎日大量のメールが届きますので、件名を見て今すぐ開封すべきか、対応の優先順位を判断します。

開封しなければ要件が分からないメールは相手に対して不親切ですし、後回しになって忘れられてしまう可能性もあるので注意してください。

応募メールの文面の先頭には、誰に向けたメールであるのか、メールを送る相手の宛名を書きます。最初に送り先の企業名、次に部署名、最後に担当者の個人名に「様」をつけて記載するのが基本の書き方です。

「株式会社」などの表記は略さずそのまま記載し、社名の前につくのか後につくのかも間違えてはいけません。もし担当者の氏名が分からない場合は、個人名の代わりに「採用ご担当者様」と記載します。

2. 挨拶

就活の応募メールで、宛名の次に書くのは挨拶です。他のビジネスメールでも電話でも対面でも同じですが、社会では相手に挨拶もなく、いきなり自分の要件を突きつけるのは失礼に当たります。

本題に入る前に、まずは短い導入や挨拶を入れ、自分が何者かを名乗るのです。ただし応募メールでの挨拶は、手紙の時候の挨拶のように長い定型文は必要ありません。

その企業に初めてメールを送るときは「お世話になります。」、2回目以降のメールの場合は「お世話になっております。」などと挨拶するのが基本です。そのあと続けて大学名、学部名、名前を名乗ってください。

自分の名前を名乗るときも、初回は「○○○○と申します。」、2回目以降は「○○○○です。」と書くのが自然です。

3. 内容

挨拶の後には本題に入りますが、応募メールに入れる情報量は最低限に抑え、伝えるべき内容をまとめて記載します。募集の要項を見たことと、選考に応募する旨を簡潔に述べましょう。

もし応募前にインターンや説明会に参加した場合は、そのときの感想を一言添えると良いです。ただし就活の応募メールでは、余計な記述があると要件がわかりにくくなり、よくありません。

応募メールの中には自分のアピールなどは不要なので、記載しないようにしてください。 人事担当者はたくさんの応募メールを確認しなければならないですから、読む人のことを考え、わかりやすく読みやすい文章にすることが大切です。

4. 締め

こちらの要件を述べた後は、締めの挨拶を入れます。締めの挨拶としては、「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などが一般的です。

学生にとっては耳慣れないかもしれませんが、「ご多用」とは、やるべきことがたくさんあって忙しい様子を丁寧に表した言葉で、ビジネスメールでは日常的に使われます。

別の言い方としては「お忙しいところ恐縮ですが、」「ご多忙中とは存じますが、」といった言い回しでもOKです。

要するに「忙しいのに悪いけど、よろしく頼むね！」という意味で、忙しい相手を思いやって印象よく頼みごとをするための一言なので、忘れずに記載しましょう。

5. 署名

就活の応募メールの最後には、必ず署名を入れてください。署名だとわかりやすいように「ー」などで区切り、個人名、大学、学部、学科、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。

読み方が難しい名前や複数の読み方ができるような名前の場合は、漢字表記の横に「（ふりがな）」を添えておくと、気が利いていて好印象となります。

印象の良いメールは「見やすさ」と「わかりやすさ」が大切

印象の良い応募メールを送る秘訣は、「見やすさ」と「わかりやすさ」と意識して書くことです。自分の書きたいことを書きたいように書いたのでは、相手はこちらが何を言いたいのか、苦労して読み解かなければなりません。

そうではなくて、読む人に負担のかからないメールにすること、つまり相手に対する気づかいや思いやりが好印象を与えるのです。

具体的には、応募メールを開いた人事担当者が見やすい文量で、伝えたいことがパッと見てわかるメールこそが好印象となります。ですから適度に改行を入れたり、話のまとまりで段落分けをしたりして、見やすさを意識してください。

また、いろいろ書くと文章量が長くなりますし、結局何が要点なのかわかりにくくなります。余計な記述は省いて要点だけ記載するとともに、伝えるべき内容が相手に伝わりやすいように、わかりやすさを意識した文章にしましょう。

メールの返信はなるべく早く

選考への応募メールを送ると、企業から何らかの指示をするメールが届くと思いますが、企業からのメールにはすぐに返信するのがマナーです。

できればメールを受け取った日の営業時間内に返信するのが理想ですが、日程調整が必要などの理由で難しい場合は、遅くとも24時間以内には返信してください。

ただし、いくら早く返信しなければならないと言っても、深夜や早朝にメールを送ると相手に「常識がない」「不規則な生活をしている」などと思われてしまいます。メールに気づくのが遅い時間になってしまった場合は、次の日の始業時間後、午前中のうちに返信するようにしましょう。

また基本的に応募に関するメールのやり取りは、お互いに伝えるべき話しが確認できれば自分から終了して構いません。日時などを知らせるメールには了解した旨の返信が必要ですが、さらに企業から「お待ちしています」といった内容だけの返事が来たときは、こちらから返信の必要はありません。

「よろしくお願いします」の応酬をしても意味がありませんので、相手のメールに「返信不要」と書かれていなくても、互いに伝えるべき話が伝わった段階でやり取りは終了となります。

もし、企業へのメールについてのマナーがわからなければ、一度就活のプロであるキャリアカウンセラーに質問してみましょう。

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実際に使えるメール例文まとめ

ここまで応募メールの書き方についてご説明しましたが、基本的なポイントは理解できましたか？説明ではよくわからなかった部分も、実際の応募メールの例を見れば理解できると思います。

「面接の応募メール」「応募書類を添付した応募メール」「インターンの応募メール」の3パターンの例文をご紹介しますので、書き方の説明を意識しながら参照してください。

面接の応募メール

選考（面接）の応募メールは、必要な5つの基本要素だけを、シンプルに見やすく記載します。応募したいという意思を明確に示し、始めと締めの挨拶は忘れずに記載してください。

選考（面接）応募の前に説明会やインターンに参加した場合には、その感想を簡潔に伝えるとなお良いです。

応募書類を添付した応募メール

応募方法として履歴書などの添付を求められた場合は、本文中に添付書類があることを明記します。添付する履歴書は、紙の履歴書をスキャンしてもPCで作成しても構いませんが、WordやExcelで作成したファイルは誰でも改変が可能なので注意が必要です。

ビジネスシーンで重要書類を共有する際は、閲覧者がうっかり変更してしまうミスを防ぐために、通常PDFファイルに変換して送ります。WordやExcel上で、ファイル形式をPDFに指定して保存するだけなので、全然難しくありません。

ファイル名は担当者がわかりやすいように日付や名前を入れ、「231209_履歴書（氏名）」などとすると良いです。また履歴書は重要な個人情報を含むファイルですので、パスワードを設定して閲覧を制限しましょう。

パスワードを履歴書を添付したメールに記載してしまうと意味がないですから、別メールに記載して送ります。パスワードはPDFに変換する際に設定する方法や、ZIP形式で圧縮する際に設定する方法などがありますが、志望先の方から指示があればそれに従ってください。

インターンシップの応募メール

インターンや説明会への応募メールを送る際は、参加を希望する日付と時間を明確に記載します。企業によっては東京本社と大阪支社といった具合に、日程だけでなく会場も複数設定されているケースが考えられるので、場所の記載もしておくと確実です。

インターンや説明会の日時が決まっていない場合は、参加したい旨を伝えて企業からの連絡を待ちましょう。

応募メールを送る際の注意点

好印象を与える応募メールを書くポイントは、「見やすさ」と「わかりやすさ」です。つまりは応募メールを読む人事担当者への気遣いが、相手に好印象を与えることになります。

しかし、応募メールの文章を書きあげたところで、いきなりポチっと送信してはいけません。せっかく文章で気遣いができていても、送り方に気遣いがなかったら台無しです。

ここからは応募メールを送る際の注意点をお話ししておきますので、送る前に必ず確認してください。

誤字脱字や言葉遣いに注意

送信ボタンを押す前に、応募メールを何度も見返し、誤字脱字や言葉遣いなどにミスがないか確認しましょう。いくら見やすくわかりやすい文章を書けても、誤字脱字などがあると不注意な人物だと思われ、「仕事もきっと雑なんだろう」と判断されてしまいます。また、敬語の使い方の間違いや若者言葉などももちろんNGです。

言葉遣いの間違いは自分でなかなか気づきにくいものなので、場合によっては辞書で検索するなどして、正しい日本語となっているかチェックします。加えて、宛先の記載についても慎重に見直さなければいけません。

とくに応募先の社名と、それに伴う「株式会社」や「有限会社」が社名の前なのか後なのかといったところをミスしてしまうと、就活では致命的です。

応募先の企業に大変失礼であるばかりか、あなたの志望度自体を疑われかねませんので、しっかり確認しましょう。

メールのほか面接時にも使える「敬語マニュアル」をご用意していますので、活用してください。

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メールを送る時間帯に注意

応募メールに限らず、就活で企業にメールする際は、応募先企業の営業時間内に送るのが原則です。

忙しいビジネスマンの中には、仕事の連絡をいつでも受け取れるようにするため、社用のPCアドレスと携帯電話を連動させている人もいます。個人情報保護の観点から応募メール自体は携帯に届かないと思いますが、それでも営業時間外や休日にメールの受信通知があれば迷惑です。

「非常識な人」「時間にだらしない人」といった悪印象を与えないように、応募メールを送る時間も相手の状況を気遣いましょう。それに通常メールソフトは最新のメールが上位に表示されますから、担当者がリアルタイムで確認できないような時間に送ると、後から受信したメールに埋もれていきます。

就活生からの応募メールが一日に何十件と届く企業もあるので、翌日か翌々日かに担当者が出勤した際、大量のメールの中からあなたの応募メールを見つける保証はありません。

そういう意味でも、応募メールは企業の営業時間内に送った方が確実なのです。こちらから応募メールを送るときだけでなく、企業からのメールに返信を送る際も、相手企業の営業時間内に送るようにしてください。

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企業紹介を利用すれば、基本的にキャリアカウンセラーを経由して企業と連絡を取るため、手軽に就活を進めることが可能です。面倒な連絡などはすべてカウンセラーに任せて、就活を効率的に進めていきましょう。

その他の状況に合わせたメール対応

ここまで読んでもらえたら、最初に企業へ送る応募メールについてはまず問題なく書けるはずです。しかし就活中に企業へ送るメールは、応募メールの他にもいろいろあります。面接への応募メールを出せば当然面接日の調整が必要となり、企業と何度かメールをやり取りすることになりますし、面接やインターンの後はお礼のメールだって必要です。

その他のメールも件名の付け方や基本的な書き方は同じで、「宛先」「挨拶」「内容」「締め」「署名」の5つの要素となります。ここからは基本の書き方や注意事項を踏まえたうえで、就活の状況ごとにどのようなメール対応をすればよいのか説明しますので、参考にしてください。

自分から送る日程調整（自分から候補日を提示する）

応募先企業の指示で自分から面接の候補日を提示する場合、メールの件名は「面接日について　氏名」とします。面接日については、いくら相手から都合の良い日を聞かれたからと言っても、相手のことを考えず一方的にこちらの希望日程を押し付けてはいけません。

企業の方々はみな仕事を調整して時間を作ってくださるのですし、複数の面接官が必要であれば、その人たち全員が都合を合わせるのは大変なことです。

ですから面接の希望日程を聞かれたら、少なくとも3つ以上の候補日を提示してください。その他の予定を考えながら、移動に必要な時間や終了時間も意識し、確実に行ける日・行ける時間で候補日を提示します。

間違っても、こちらから日程を指定しているのに遅刻したり、日程変更をお願いしたりすることのないように設定しましょう。交通機関の乱れや前の予定が長引くと行ったことも考えられますので、余裕を持った日程を提示することが大切です。

企業からの日程調整メールに対する返事（企業から候補日を提示された）

企業から提示された面接の候補日に返事をする場合は、先方が付けたメールの件名を変えずに、そのまま「Re」を付けた件名で返信します。なぜならその方が先方にとっては、どの話の続きなのかわかりやすいからです。

また宛先と挨拶の後、いきなり本題に入ってはいけません。内容の冒頭に、まず面接の候補日をもらったことに対するお礼を述べてから、頂いた候補日の中から選んだ面接日程を記載します。

もし候補日が1つしかなく選ばない場合でも、認識のズレがないことを伝えるために、指定された日程を記載してください。

日程変更（再調整）をお願いするメール

確定していた面接日程の変更をお願いする場合、メールの件名は「面接日程変更のお願い　氏名」とします。しかし本来ならば、最初から再調整が必要にならないよう考えて、面接日程を決めておかなければなりませんでした。

どうしても都合が悪くなったときは先方に謝罪して再調整をお願いしますが、その場合も、まずは電話で連絡しましょう。メールより電話の方が謝罪の気持ちが伝わりやすく印象が良いですし、日程の調整もその場で決められるので話が早いです。

担当者が電話に出られなかったり不在だったりした場合は、取り急ぎメールで日程変更のお願いをします。メールの中で、日程変更の理由を詳しく書く必要はありません。

約束の日程に行けなくなったことと丁寧な謝罪を述べたうえで、先方が不在のためメールで日程の再調整をお願いする旨を記載します。

面接後のお礼メール

面接のお礼をメールで送る場合、件名は「新卒採用面接のお礼　氏名」としてください。面接後のお礼メールは、応募人数が多い企業ではあまり見てもらえないかもしれませんが、感謝の気持ちを表した方が礼儀正しい印象になるのは確かです。

応募者同士の能力にほとんど差がないときなど、場合によってはお礼メールによる印象が選考の合否に影響することもあります。

一次面接、二次面接、三次面接…と続く場合も、毎回同様です。選考結果がすぐに出される場合もあるので、面接が終わったらなるべく早く、遅くとも翌日の午前中にはお礼のメールを出しましょう。

メールの内容はもちろん貴重な時間を割いてくれたことに対する感謝ですが、面接の感想や次回選考へ向けた意気込みを添えるとなお良いです。締めの言葉は「末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」などと記載します。

選考・面接辞退のメール

就活で面接やその他の選考をメールで辞退する場合、メールの件名は「選考辞退のご連絡」とするのが妥当です。

メールの内容は、これまで選考してもらったことに対するお礼と、貴重な時間を割いてもらったにも関わらず辞退することへの謝罪を記載します。選考辞退の理由は「諸般の事情により」といった決まり文句で大丈夫です。詳しい辞退理由を記載する必要はありません。

ただし就活中はもう選考を受けない企業でも、のちのちどこで関わることになるかわかりませんので、丁寧な謝罪を意識してください。

締めの言葉の前に重ねて謝罪を述べてから、「末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」などと結びます。

面接結果を問い合わせるメール（連絡がない）

面接結果をメールで問い合わせる場合、担当者がわかりやすいよう面接の日付を入れて、メールの件名は「〇月〇日の面接の結果につきまして」としましょう。ただし、面接結果を問い合わせるメールは企業を催促することになりますで、失礼のないように気を付けなければなりません。

ですから内容の冒頭は、まず面接をしてもらったお礼から始めます。そのあと「大変恐縮ですが」など申し訳ないという前置きをしてから、面接の日付を明示し、いつ頃返事をもらえるか教えてほしい旨を記載するのが鉄則です。

次に催促めいたメールを送っていることへの謝罪を述べ、締めは応募メールと同様「ご多忙中とは存じますが何卒よろしくお願い申し上げます。」などと結びます。

いくら結果を早く知りたくても企業側にも都合がありますので、2週間程度は待ってから問い合わせのメールをするのが目安です。問い合わせのメールについては、下のコラムでさらに詳しく解説していますので、参考にしてください。

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就活している企業から連絡がない！考えられる5つの理由と正しい対処方法

内定承諾のメール返信

内定承諾の連絡をメールで行う場合の件名は、当然ですが「内定承諾のご連絡」です。内定通知への返信が遅れてしまうと「内定辞退」と見なされることもあるので、承諾を決めたら早めの連絡を心がけましょう。

ただし、給与・待遇・労働条件など、不明点がないかきちんと確認してから承諾のメールをします。メールの内容は、まず内定をもらったことへのお礼と承諾の旨を述べ、次いで今後の抱負も記載しておくとよいです。

内定承諾した会社はこれからずっとお世話になるところですので、締めの挨拶は「今後とも何卒よろしくお願いいたします。」となります。

内定保留のメール

回答期限を超えて企業に内定の返事を待ってもらいたいときのメールは、件名を「内定承諾におけるご相談」としましょう。

メールではまず初めに内定に対するお礼を述べてから、「大変恐縮ですが」などと前置きしたうえで、保留したい理由といつまでに返事ができるのかを明示します。

猶予をお願いする日数は2～3日か、長くても1週間程度までが一般的です。「他の選考結果も見てから判断したいので、〇月×日までお返事を待っていただけないでしょうか？」というように、はっきり期日を記載します。

ただし企業の方にも都合がありますので、場合によっては保留のお願いをすることで内定を取り消される恐れもあり、対応には注意が必要です。

あくまでも、すでに設定されている期限をこちらの都合で延長してほしいと相談しているのですから、丁寧にお願いするという姿勢を忘れないでください。

このような企業との連絡は、就活生にとって少し負担になりますよね。もし、就活を効率的に進めたいということであれば、企業との連絡はすべてキャリアカウンセラー経由で手軽にすることができます。

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おわりに

就活のエントリーはナビサイト経由ばかりでなく、直接企業に応募メールを送るケースも多いです。応募メール以外にも、就活中はメールで企業とやり取りする機会がたくさんあるので、ビジネスマナーに則ったメールの書き方・送り方をしっかりマスターしておきましょう。

企業に送るメールは就活の上で評価対象になりますし、あまりひどいと、メール1つで採用に影響が出る場合もあります。しかし、企業に送るメールの文面はケースバイケースで、テンプレートをコピーすれば済むというものではありません。

企業に悪印象を持たれてしまうような間違ったメールを送らないためには、自己判断ではなく、ビジネスマナーに精通したプロに添削をお願いするのが確実です。

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