就活で面接を辞退する方法は？電話・メールの例文やマナーを紹介

就活で面接辞退はできる？失礼じゃない？

就活での面接辞退は可能ですし、実際に面接を辞退している就活生もいます。

面接を辞退したら失礼になるのではないかと心配する人もいますが、面接辞退そのもので企業側から怒られることはないので安心してください。面接を辞退したい場合は、素直に辞退すると伝えてOKです。

面接を辞退する理由はさまざまですが、以下のような理由の場合であれば失礼にはあたりません。

しかし、面接辞退を伝える際は失礼のないように伝えることが大切です。伝え方を間違えてしまえば、失礼な行為になってしまいます。場合によっては大学全体の評価が下がることもあるため、注意しましょう。

たとえば、連絡もせずに無断で面接を辞退したり、当日の面接開始数分前に連絡したりするのはそもそも社会人としてのマナーが守れていないため、就活ではNGです。

面接辞退の伝え方に不安を感じる就活生は、キャリチャンの「就活相談サポート」を利用してください。面接辞退も含め、就活に関するあらゆる不安について、プロのキャリアアドバイザーが1対1で相談に乗ります。

就活で面接を辞退するときのマナー

就活で面接を辞退する際は、以下6つのマナーを守ることが大切です。

面接辞退そのものでトラブルに発展することはないですが、相手に不快感を与えないよう、最低限マナーは守って辞退を伝えましょう。

また、面接辞退を伝える際は敬語は正しく使うべきです。キャリチャン内では敬語に関する就活対策資料もあるため、以下からダウンロードして参考にしてください。

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面接当日に辞退するなら電話

面接を当日に辞退する場合は、メールではなく電話で伝えることが大切です。また、できる限り早い時間に伝えるよう心がけてください。就業時間が始まってすぐであれば、面接担当者にも伝わります。

面接当日は、就業開始時刻から面接準備に動いているため、メールで連絡しても面接担当者に見てもらえない可能性が高いです。そのため、当日の面接辞退は担当者に確実に伝わるよう、必ず電話で伝える必要があります。

電話で伝える際は、敬語や選ぶ言葉に気を付けましょう。後述する電話での伝え方例文を参考に、丁寧に伝えることを意識してください。

前日以前に面接辞退するならメールでよい

面接当日より前に辞退を伝えるのであれば、メールでの連絡がオススメです。メールの場合、確実に連絡したという証拠にもなります。心配な場合はメールと電話両方で連絡してもよいです。

メールで連絡する場合は、長文になりすぎず簡潔に内容が伝わるように書くべきです。面接辞退の連絡はビジネスメールでもあるため、日本語の文法や敬語など、正しい言葉を使って連絡するようにしましょう。

面接担当者の連絡先を知らない場合は、電話でOKです。

面接辞退の理由は簡潔に伝えるべき

面接辞退の理由は、長文で伝える必要はないです。簡潔に1文で伝えるだけでも、採用担当者は 理解してくれます。

一方、面接辞退の理由を書きたくない場合もあるでしょう。面接辞退の理由を書かずに面接辞退を伝えても失礼ではないですが、なぜ面接を辞退するのか理由を聞かれる場合もあります。

「調べてみたらマイナスな評価が多かった」などのネガティブな理由は、無用なトラブルを避けるため、伝えない方が無難です。面接辞退の理由を深堀されることはないので、他社から内定をもらったといった当たり障りのない理由を準備しておくとよいでしょう。

最終面接の辞退は電話で伝える方がよい

最終面接を辞退する場合は、当日でなくても電話で伝える方がよいです。心を込めて謝罪やお礼を述べる必要があります。

最終面接までいくと、ほとんど採用が決まっている企業も多いです。また、最終面接を進めるまでにお金や時間がかかっています。そのため、最終面接を辞退したいと考えている場合は、早めに連絡するのはもちろん、電話できちんと誠意を伝えることが大切です。

同じ業界の企業に入社するのであれば、いずれ仕事をする上で関わる可能性もあります。なにごとも礼儀正しく伝えておいた方がトラブルのリスクを下げられるわけです。

面接辞退のメールに了承の返事がきても返さなくて問題なし

面接辞退のメールに了承した旨の返事がきた場合、わざわざ返信する必要はないです。面接辞退をするという内容はすでに伝わっているため、何度も返事をしたところで評価に繋がるわけでもありません。

むしろ、返信することで採用担当者の手間を増やしてしまうことになります。そのため、メールの内容が面接辞退を了承した旨だけなら、返事は返さずそのままメールを終了しましょう。

もちろん、面接辞退の理由を聞きたいなどの内容であれば、返事をする必要があります。メールの内容次第では返事をしなければならないこともあるため、しっかりと内容を確認してから返事をすべきかしないべきか判断してください。

就活での面接辞退はいつまでに伝える？

就活で面接辞退を伝える際は、失礼のないように伝えるべきです。厳密に何日前までに伝えるべきという規定があるわけではありませんが、失礼のないタイミングはあるため、以下の2点を確認しましょう。

結論：なるべく早く

結論からいってしまえば、面接辞退はなるべく早めに連絡するべきです。早めに連絡した方が、企業としても用意していた場所や人員をほかの仕事に活用しやすいので、かかる迷惑が小さく済みます。

また、面接日が近くなればなるほど、断りの連絡がいれにくくなります。面接は一か月前には日程が決まっていることも多いです。長い猶予の間に慎重に考え、面接を辞退しようと決めた場合はすぐに連絡するようにしましょう。

辞退しようと思ったタイミングで伝えるとよい

なるべく早めに連絡するといっても、面接辞退をいつ決断するのかは人によってさまざまです。そのため、面接を辞退しようと決断したら、すぐに連絡するのがオススメです。

例えば、以下のようなタイミングがあります。

上記のようなタイミングがいつなのかはわかりませんが、面接前日だろうと当日だろうと、辞退を考えたらすぐに連絡することが大切です。

面接辞退の連絡を先延ばしにしても意味がありません。企業側にとっても、辞退するのであれば早めに教えて欲しいはずですし、就活生にとっても早めに連絡して心を楽にしたいはずです。そのため、面接辞退について考えたのであれば、なるべく早く伝えてください。

面接辞退ではないですが、キャリチャンには内定辞退に関する相談ができるサービス「再就活サポート」があります。面接辞退もやり方はさほど変わらないので、面接辞退で迷った際は相談してみてください。

就活で面接辞退メールを送るときのポイント

就活で面接辞退のメールを送る際、いくつか守るべきポイントがあります。面接辞退のメールは、就活生にとっては慣れていないビジネスメールの一種。ポイントについて確認しながら、正しい状態で送信することが大切です。

面接辞退のメールを送る際は以下3つのポイントを意識してください。

件名には要件を必ず入れる

面接辞退のメールを送る際、件名には要件を必ず入れ、メールを開かなくても内容がわかるようにすることが大切です。たとえば、以下のような件名だと簡潔に伝わります。

件名に要件さえ書いてあれば、メールを受けとる採用担当者側も、「このメールがどのような内容のメールなのか」が一目瞭然です。件名が書かれていないと、重要なメールではないと判断されて後回しにされる可能性もあります。

重要なメールだと認識してもらうためにも、件名には要件を必ずいれて件名から内容を伝えるようにしてください。

簡潔な文章で書く

面接辞退のメールの内容は、長文すぎないように注意しましょう。面接辞退の理由を長文で説明したところで、言い訳にしか見えないからです。また、採用担当者にも仕事があり、長文を読む時間はありません。

そのため、できるかぎり簡潔に伝えることで「この学生は面接を辞退したいんだな」と理解してもらうことが大切です。

仮に、簡潔な文章が原因で折り返しの電話がかかってきたとしても、そのとき詳細について話をするば済むことです。あくまでも、面接を辞退することが伝わればよいため、簡潔に書くことを意識してください。

署名を忘れない

面接辞退のメールでは必ず最後に署名を入れ、自分自身の名前と連絡先を伝える必要があります。署名がなければ、誰からきたメールなのかわからず、採用担当者も混乱してしまうので注意してください。

また、署名だけではなくメール本文の冒頭で、自己紹介することも忘れずに。たとえば、以下のように名前を名乗ることで、採用担当者も混乱しません。

また、署名は以下のようにテンプレートを作っておけば、メールを作成するたびに書かずに済みます。

就活で面接辞退を伝える理由別のメール例文

面接辞退は、以下7つの理由で伝えると失礼にならないです。

ここでは、上記7つの理由別に例文を掲載します。実際にどのようなメールを送ればよいのか悩んでいる場合は、参考にしてください。

1．内定をもらった

内定を他社からもらったのであれば、素直に伝えた方がよいです。「他社から内定をもらったから」と言えば、引き止められることも文句を言われることもないでしょう。面接辞退だけではなく内定を辞退したい際にも使える理由なので、覚えておくと便利です。

どう伝えればよいのか悩んだ場合は、無難に「内定をもらった」と伝えてしまってもよいです。企業によっては、「どこから内定をもらったのか？」と質問してくる場合もあります。しかし、どこから内定をもらったのか答える必要はありません。

内定をもらったことを理由に面接辞退メールを送る際は、以下のように送りましょう。

2．一身上の都合

面接辞退の理由を伝えたくない場合は、一身上の都合と伝えても問題ありません。しかし、一身上の都合と伝えただけでは詳細な理由となっていないため、質問されることもあります。

どうしても詳細な理由を伝えたくない場合は、前もって「詳細は伝えられないと」釘をさしておくとよいです。

例えば、以下のようにメールを送信するとよいでしょう。

一身上の都合は、具体的な理由とは言えません。具体的に説明できない分、謝罪の言葉はきちんと伝えることが大切です。

3．他社の選考と日程がかぶってしまった

他社と選考日程がかぶってしまった際も、就活ではよくあることなので素直に伝えて問題ないです。

例えば、以下のようにメールを送信しましょう。

ほかの企業の選考日程と被っていなければ受けたかったと付け加えればマイルドな表現になりそうに思えますが、そんなことはありません。その企業より他社を選んだという事実は変わらないので、わざわざ伝えることではないです。

一方、本当に強い気持ちを抱いている場合は、辞退の連絡をするのではなく日程の再調整をお願いするべきです。しかし、企業側にも都合があるため、再調整を断られることもあります。断られてしまった場合は、面接を辞退しましょう。

4．家庭の事情

家庭の事情を理由に伝える場合は、詳細を伝える必要はありません。また、家庭の事情に関しては、採用担当者から質問される可能性も低いです。突っ込まれた質問をされず、簡潔に面接を辞退したい場合は、「家庭の事情」を理由に辞退するのもよいでしょう。

5．怪我や病気が原因

怪我や体調不良の場合も、そのまま理由を伝えて問題ないです。例えば、以下のようにメールを作成しましょう。

地方に住んでいる学生の場合、骨折や発熱などを理由に公共機関が使えずやむを得ず辞退しなければならない場合もあります。どうしても受けたい企業の場合は、Web面談に切り替えてほしい旨を伝えてみるのもよいでしょう。

Web面談を断られた場合は、別日に替えられないか聞いてみる手もあります。諦めずに、最後まで交渉してみることも大切です。

日程変更の伝え方については、以下のコラムも参考にしてください。

関連コラム
【プロが教える正しい面接の日程変更】メール・電話での例文と合わせて解説

6．企業の雰囲気や理念とのミスマッチ

企業の雰囲気や社風と合わないと思ったため、途中で面接を辞退したくなることもあります。しかし、正直に「社風が合わない」と伝えるのは角が立つ恐れがあるため、オブラートに包んで伝えましょう。

オブラートに包んではいますが、場合によっては企業側から反感を買う恐れもあります。「まだ入社してもいないのに、何を感じ取ったのだろう？」と不満を言われることもあるかもしれません。

そのため、面接辞退の理由として、正直に社風が合わないことを伝えるのはあまりオススメではないです。

7．スキル不足を感じ辞退

集団面接や企業説明会、グループディスカッションを経て、自分が持っているスキルが不足しているのではないかと考えることはあります。就活を通して、ほかの就活生と比較することで「この会社は向いていない」と考えてしまう就活生も多いです。

その場合、正直に「スキル不足だと感じたからやめたい」と伝えてもよいです。しかし、それだけでは引き留められる可能性も高いため、仮に引き留められた際はどのように答えるのか回答を考えるとよいでしょう。

スキル不足を理由に面接を辞退する場合は、以下のようにメールを作成することがオススメです。

就活で面接辞退を伝える電話例文

面接辞退を電話で伝える際も、基本的にメールと同じ内容となります。

企業へ電話をかける際は、メールとは異なる緊張感があります。話し言葉と書き言葉では使用できる敬語も異なるため、注意が必要です。

企業へ電話をかける際のマナーやかけ方については、以下の記事も参照してください。

関連コラム
【就活・企業へ電話する時間帯】折り返しのマナーやかけ方を解説

就活で面接辞退を伝えるときのNGな行為

就活で面接辞退を伝えること自体は、失礼ではないです。しかし、マナーによっては失礼な行為となります。

たとえば、以下2つの行為はNG行為です。なにがいけないのか確認し、丁寧に面接辞退を伝えてください。

面接を予約しないだけのサイレント辞退

就活では予約しないと面接できない企業もありますが、そのような場合でも、面接辞退の連絡は必要です。単に予約を入れないだけでは、面接辞退の意思が伝わらず、企業を混乱させてしまいます。

面接の予約をしないだけで何の連絡もしないのは、サイレント辞退と呼ばれる失礼な行為に当たります。企業側も就活生がどうしたいのかわからないため、放置していると面接予約の催促の連絡がくることもあり面倒です。

面接に予約が必要な企業でも、辞退したいと考えた場合は、すみやかに連絡することが大切です。

企業の営業時間外での連絡

企業に面接辞退を伝える場合は、必ず企業の営業時間内に連絡しましょう。できるかぎり、午後13時から夕方16時の間に連絡するのがベストです。

たとえば、始業直後に連絡してしまうと、忙しい業務時間帯なのでメールの確認を先延ばしにされることもあります。また、終業直前の時間だと新しい仕事を増やして帰宅を妨げてしまうことになるため、避けるべきです。

もちろん、たとえメールでも深夜などに連絡するのはマナー違反です。やむを得ず営業時間外になってしまったとしても、常識のある時間帯で送るようにしてください。

就活で面接を辞退するときの注意点

失礼ではないとは言え、面接を辞退する際は注意すべき点もあります。具体的には、以下3つの注意点について確認してから、面接辞退の連絡をすることが大切です。

本当に辞退してもよいのか考える

面接を辞退する前に、本当に辞退してもよいのか考えることが大切です。

面接を辞退する際は、ほかの企業から内定をもらえた場合や、企業の悪い評価を見つけてしまった場合などさまざまな理由が考えられます。しかし、ほかの企業から内定をもらったとしても、本当にその企業に就職してもよいのか考えるべきです。また、悪い評価を見つけたとしても、入社してしまえば気にならない場合もあります。

本当に辞退をしてもよいのかどうか考えてから、面接辞退を切り出すことが大切です。基本的に、面接辞退の連絡をすると撤回できません。「やっぱり辞退するのを辞めます」と伝えても遅いです。

面接辞退は、慎重に判断する必要があります。本当に辞退しても後悔しないのか、さまざまな要因を考慮に入れて考えることが大切です。

辞退する際は丁寧に伝えること

面接を辞退する際は、丁寧に伝えることを意識してください。メールや電話も、ビジネスマナーに則って礼儀を示す必要があります。

たとえ面接を辞退しても、別の企業に入社したあとに、仕事で関わる場合もあります。悪い縁を作ってしまえば、入社後に困るのは自分自身です。

また、失礼な態度で面接辞退をすると大学全体の評価が下がるかもしれません。「〇〇大学の学生に失礼な対応をされた」という評価だけが残り、今後はその大学の学生を採用しなくなる可能性も考えられます。

これから就職活動をはじめる後輩のためにも、就活を続けている間はどの企業にも丁寧な態度を示すことが大切です。

面接辞退の返事は催促しない

面接辞退の連絡を送り、企業から返事がこなかったとしても、返事を催促する必要はありません。一方的に何度もメールを送り付けるのは、相手に失礼だからです。

しかし、返事がこないことで「本当に面接辞退したい意思は伝わったのだろうか？」と不安に感じることもあります。その場合は返事を催促するのではなく、自分のメールが届いたかどうか電話で確認しましょう。

電話をする際は、上記のように聞くとよいでしょう。

就活で面接を辞退したいときはできる限り早めに連絡しよう！

さまざまな理由から面接を辞退することはあり得ますし、面接辞退すること自体は失礼な行為ではありません。しかし、面接辞退を考えた場合は、速やかに相手企業へ連絡することが大切です。

面接辞退の連絡方法は、メールがオススメです。メールで連絡すれば記録に残りますし、採用担当者の都合を妨げずに済みます。しかし、面接当日に辞退の連絡をする場合は、電話で連絡すべきです。

就活生の中には、選考が始まってから自分に合わない企業かもしれないと気づき、面接辞退を考えている人もいるかもしれません。そのような不安を抱かないためにも、就活は自分に合った企業を探して応募するべきです。

キャリチャンでは、一人ひとりの就活生が納得のいく就活ができるようサポートするサービス「再就活サポート」も行っています。プロのキャリアアドバイザーがあなたに合った企業を探し出し、二人三脚で就活を進めるので安心です。ぜひ活用してください。

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就活での面接辞退に関するQ＆A

就活での面接辞退はいつまで？

面接辞退の連絡は、基本的に早く伝えることが大切です。具体的な時期の決まりはありませんが、辞退したいと考えたタイミングですぐに伝えましょう。

仮に面接日から1ヶ月前だとしても、すぐに伝えて問題ないです。企業側にとっても、面接辞退の連絡は早めに聞きたいはずなので、すみやかに連絡をいれることを心がけてください。

面接を辞退する際なんて言う？

面接を辞退する際は、詳細な理由を伝える必要はありません。「一身上の都合により」と伝えても問題ないです。

しかし、企業によっては詳しい理由を聞かれることもあります。仮に詳細を聞かれた場合は、「ほかの企業から内定をもらった」などと簡潔に伝えれば、角が立ちません。

面接の当日キャンセルの対応は？

面接当日に辞退する場合は、電話で伝えるべきです。メールでの連絡は、当日は確認されない可能性があるため、できるかぎり電話で伝えましょう。

また、面接当日の面接辞退は、どのような理由だとしても企業側にとっては迷惑な行為。そのため、丁寧に伝えるだけではなく謝罪の言葉も同時に伝えることが大切です。