電話？メール？どっちが正解？面接に遅刻した時の連絡方法と伝えるべき内容

そもそも「遅刻」に対する企業側の印象とは

まず前提に、遅刻などしないよう面接には早め早めに出発すべきです。とはいえ電車やバスの遅延はときどき起こりますし、人間ですから、たまには寝坊したり体調不良になったり、突発的な事情で面接に遅刻することはありえます。

しかし理由はどうあれ企業は学生が面接に遅刻することについて、どう考えているのでしょうか。まず初めに、面接に遅刻した就活生へ企業が抱く印象と合否への影響について解説します。

遅刻することで企業が抱く印象

理由に関わらず、企業は面接に遅刻した就活生に対して「時間にルーズ」「決まりを守れない人」という印象を受けます。

時間や約束を守るというのは、社会で働くうえで絶対的なルールです。仮に企業が取引先やお客様と約束をした場合、たとえやむを得ない理由があろうと、期限を守らなければ信用を失ってしまいます。企業はどんな手段を使っても期限を守ろうとしますし、時間や約束を守ることについて学生よりずっと厳しい目で見ているのです。

たとえば、電車やバスの遅延など公共交通機関の乱れで遅刻する場合、学生なら学校やバイト先からとがめられることはないでしょう。しかし企業では、電車やバスの遅延は珍しいことではないのにそれを見越して早く出発しなかったことや迂回する手段を取らなかったことが問題視されます。

なぜなら、企業で働く社会人は少々のトラブルで遅刻することがないように、毎日時間に余裕をもって出勤するのが普通だからです。つまり企業は学生が「絶対に遅刻したくない」と思っているなら、その分早く出発するのが当然だと考えているのです。ですから、学生なら「仕方がない」と許される理由のほとんどが企業では通用しないことになります。

どんな理由にせよ面接への遅刻は、時間や約束を守る意識が低い「ルーズな人」だと思われますし、また「自社に対する志望度が低い」「熱意が足りない」とも捉えられかねないのです。

遅刻することで合否に影響が出る？

遅刻による合否の影響については企業によって対応が違います。遅刻の理由に関係なくいっさい認めない、面接すらしてくれないという企業もあれば、遅刻の理由や時間によって考慮してくれる企業や事情によっては合否に影響しない企業などさまざまです。

しかし、たとえ面接してもらえたとしても面接官に「ルーズな人」「熱意が足りない」といった印象を抱かれるのは避けられません。そのマイナスの印象を払しょくして選考を突破するのは、簡単ではないでしょう。

また、事情によっては合否に影響しない企業であっても、連絡なしに遅刻したり連絡のマナーが悪かったりすれば非常識だと思われるので、当然合否に影響がでるはずです。いざというときに困らないよう、遅刻しそうになったときの正しい連絡方法を知っておく必要があります。

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遅刻した時の連絡手段と伝えるべき内容

面接に遅刻しそうだとわかったら、とにかく連絡してください。遅刻しても面接してもらえるかどうかはわかりませんがどちらにせよ連絡は必要です。

その際、連絡のマナーを守れていないと、もっと悪印象を与えて事態を悪化させてしまいます。面接に遅刻する際の適切な連絡方法と伝えるべき内容について解説しますので、しっかり覚えておきましょう。

連絡手段は「電話」！メールはNG

面接に遅刻する際の連絡は、メールではなく、必ず電話でします。メールでの連絡では、担当者がいつ見てくれるかわかりません。

面接時間までに気付いてもらえなければ面接官を待たせることになって大変失礼ですし、無断で遅刻したのと同じだと捉えられる可能性もあります。普段はメールでやり取りしていたとしても、遅刻は緊急を要する連絡ですから、すぐにアポの取れる電話の方が適切です。

電車やバスの中にいる場合でもすぐに降りられず、面接時間が迫っているようなら車内から電話してください。公共交通機関の中で電話するのはマナー違反ですが、電車が止まったなどの緊急事態であれば仕方がありません。

電車が止まったときなどは会社や取引先に連絡している会社員も多いですし、小さな声で短時間の通話なら常識的にも許されるでしょう。それほど社会人にとって遅刻は「緊急事態」であり、事前に連絡を入れることが非常に重要なのです。

電話で伝える内容

遅刻しそうで慌てていると、しどろもどろになったり、伝えるべき内容を伝え忘れたりしてしまうかもしれません。電話をかける前に、何を言うべきなのか、どのような順で伝えるのか把握しておきましょう。

1. まず初めに、「○時に面接の約束をしております［氏名］です。」と、面接の約束をしていること、時間、自分の氏名を述べます。


2. 次に、 面接に遅刻してしまうことを伝えましょう。理由より先に、何の連絡なのか、要件を述べてください。


3. それから、遅刻する理由を正直に伝えます。寝坊など、自分のミスによる理由はできれば隠したくなりますが、嘘をつくとバレる可能性がありますしバレたときの印象は最悪です。自分のミスでも正直に話し、誠意をもって謝罪することが大切です。


4. たとえ遅刻の理由が突発的な事故など自分に非がないと思われるようなときでも、必ず謝罪してください。どんな理由であれ、面接官を待たせてしまうことに違いはありません。


5. そして、大体の到着時刻を伝えます。このとき到着予定時刻は時間に余裕をもって伝えることがポイントです。ぎりぎりの時間を伝え、それにも遅刻してしまうとなおさら印象が悪くなります。


6. 最後に、遅刻しても到着時刻から面接に対応してくれるのかを確認してください。大幅に遅れる場合でも状況によっては対応してくれる企業もありますから、簡単にあきらめてはいけません。到着時刻を伝えたうえで、対応してもらえるか聞いてみます。間違っても、自分から面接辞退などしないようにしましょう。

電車遅延による遅刻の場合に行うこと

電車やバスの遅延により面接に遅刻する場合は、忘れずにやらなければならないことが2つあります。電話で遅刻の理由を伝える際に何線が遅れているのか「遅延している路線名を伝えること」と、駅で「遅延証明書をもらうこと」です。

公共交通機関の乱れによる遅刻は考慮してくれる企業が多いですが、事前に路線名を伝え、遅延証明書をもらわないと遅延による遅刻だと認められないケースがあります。遅刻しそうで慌てていても、この2つは忘れないように注意してください。

面接会場に着いてからの対応方法

電話連絡で、遅刻しても面接してもらえることになればとりあえずは前進ですが、それだけで安心してはいけません。面接はしてもらえても遅刻したことによって面接官にはマイナスの印象を持たれています。選考に受かるためには、面接会場についてからの対応で、悪印象を払しょくすることが重要です。

ここからは、遅刻して面接会場に着いてから、どのように対応すればよいか解説します。

まずは頭を深く下げ、謝罪する

面接会場ではとにかく、誠意をもって謝罪することが大切です。面接開始時には深く頭を下げ、「遅刻してしまったことへの謝罪」と「面接してくれたことへの感謝」を述べます。電車などの遅れで遅刻した人はこのタイミングで遅延証明書を渡してください。

面接中はいったん遅刻のことは忘れて、聞かれた質問に自信をもって答える必要がありますが面接が終わるときには再度、謝罪と感謝を述べます。面接の初めと終わりにしっかり謝罪と感謝の気持ちを示しましょう。

面接後にお詫びの手紙を送る

面接後にあらためてお詫びの手紙を送ることをオススメします。なぜなら、後日あらためて手紙を送ることであなたの誠意を表すことができるからです。

お詫びはメールでもOKですが、手紙の方がより好印象になります。どちらにせよ、選考結果が出てしまってからでは遅いですから3日以内に送るようにしてください。

状況別！遅刻を電話で伝える際の例文

将来がかかった面接に遅刻しそうになったら、焦るなという方が無理ですよね。慌てて頭が真っ白になってしまったり、しどろもどろになったりする人もいるかもしれません。

面接の遅刻でよくある状況に合わせて、電話で遅刻の連絡をする際の例文を掲載しておきますので、そのときの状況にあてはめて利用してください。

遅刻しないための対策と注意点

ここまで、万一面接に遅刻してしまった時の対策についてお話ししてきましたが、企業へ悪印象を与えるリスクを考えれば当然、遅刻などしない方がいいに決まっています。

理由に関わらず遅刻を認めない企業があるのは学生が絶対に選考を通過したいと思っているなら、ほとんどの遅刻の原因を回避できたはずだと考えるからです。では、可能な限り遅刻を回避するためにはどうすればいいのでしょうか。

ここからは、面接に遅刻しないための方法と、注意点について解説します。

事前準備をしっかり行う

面接に遅刻しないための最大の対策は、前もって準備をしっかり行うことです。

道に迷ったり、うっかり電車に乗り間違えたりするのは事前の確認不足といえます。出発前に面接会場の場所をよく確認すれば防げるミスです。地図を見るのが苦手、電車の乗り換えに不慣れなど移動に不安を感じる人は事前に面接会場までの道のりを予行演習することをオススメします。

また、急に体調を崩すことがないように前日はゆっくり過ごし、心身ともに休めておきましょう。学業と就活で忙しいとは思いますが、面接前日にバタバタしないよう、やるべきことは前倒しで終わらせ、面接前日にはできるだけ予定を入れないようにしてください。体調不良を感じたときも前日までには病院に行って、体調を整えておきます。

面接当日は、時間に余裕をもって行動することが重要です。早く着きすぎたら近くで時間をつぶせばよいだけですから、遅くとも約束の30分前には会場に到着するように出発します。30分以上の余裕をもっておけば、たいていのトラブルはカバーできるはずです。

事前準備をしっかり行い、早め早めの行動を取ることで、面接への遅刻を防ぐことができます。

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遅刻しても「面接辞退」しないように！

大幅に遅刻しそうだからといって、間違っても自分から「面接辞退」などしないようにしてください。遅刻する理由や時間に関わらず、面接できる・できないは企業が判断することです。勝手に自分で判断して面接を辞退してはいけません。

また、当然ですが、無断欠席はマナー違反であり、もちろんNGです。たとえ企業には説明しにくい理由や、営業時間中に到着できないような時間だったとしても、連絡は必要になります。

「もう選考は無理だろうな」と思う状況でも、とにかく連絡を入れ、企業の判断を仰ぎましょう。

おわりに

面接に遅刻しそうになったらメールではなく、必ず電話で担当者へ連絡してください。 遅刻しても面接が可能かどうかは企業が判断します。たとえどんな理由で遅刻するにしても、正直に話し、誠意をもって謝罪することが大切です。

面接の始めと終わりにしっかり謝罪するとともに、面接後にあらためて謝罪の手紙（メール）を送っておくと、遅刻による悪印象を少し挽回できます。しかし、遅刻しないにこしたことはないですから事前準備を万全にしておきましょう。

面接への遅刻があなたの印象を悪くすることは確かですが、電話連絡や謝罪の姿勢など、やり方次第で印象は大きく変わってきます。電話や謝罪といった遅刻への対応に自信がない人は、就活エージェントなど、就活のプロに指導してもらうのがオススメです。

就活エージェントは企業の採用担当者とやり取りしているので、企業側の意見を踏まえた、適切なマナーを知っています。遅刻への対応だけでなく、面接や就活全般において就活生のよきアドバイザーとなるのです。

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