就活での電話マナーはこれさえ読めばOK！状況別の対応法から会話例を解説

就活における基本の電話マナー

まずは就活における全般的な電話マナーについて確認していきましょう。電話に関するマナーは就活中に限らず、社会人になってからも重要ですし、マナーが守れていないと恥ずかしい思いをすることになるので、基本の電話マナーをしっかりと身につけてください。

静かな場所で電話に移動する

電話をかけるとき、受けるとき共に静かな場所へと移動します。自分の周りの環境のせいで声が聞き取りにくかったり、相手にも自分の声が届きにくい状況は避けたいので、静かな場所への移動は基本です。また静かな場所以外にも、電波の環境が悪い場所なども避けましょう。

電話での連絡は近々の予定や面接の合格通知など、重要な内容である場合がほとんどですので、一回で内容を把握できるよう環境を整えることが大切です。

騒音がうるさい環境で電話をしてしまうとマナーがなっていないと判断されてしまう可能性もあるので、お互いの声がしっかりと届く環境でするようにしてください。

メモを用意する

電話を受けるときだけでなく、電話をかける際にもメモを必ず用意します。先ほども述べたように、電話での連絡は近々の用事や合格通知などの重要な内容である場合が多いので、内容を忘れないためにもメモに書き留めておく必要があります。

特に次回面接日の案内や、日程変更などの連絡の場合は、日にちを間違えてしまわぬようすぐにメモをしておかなければなりません。

電話をする際にもこのように日程などのやり取りをする可能性もあるので、ビジネスマナーとして電話をする際には必ずメモを用意しましょう。

「もしもし」「えーと」「あのー」などを言わない

「もしもし」は基本的に使いません。「もしもし」は友人や家族などの間では良いですが、ビジネスシーンにおいては失礼にあたる場合がありますので、覚えておきましょう。

ビジネスシーンにおいては「もしもし」ではなく、「お世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」「私〇〇大学4年の［氏名］と申します」などを使います。

また、「えーと」「あのー」なども言ってはいけません。「えーと」「あのー」などは焦りの心境が表れていることになってしまうため、相手に不信感を与えてしまったり、不快な思いをさせてしまう可能性があります。

焦りからつい連発してしまいがちな「えーと」「あのー」ですが、ビジネスシーンにおいては意識して言わないようにしましょう。

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ハキハキと笑顔で話す

電話をする際はハキハキと笑顔で話すことが重要になります。なぜなら電話でのコミュニケーションは対面とは違い、相手の表情が見えないため声の大きさや話し方などで印象が決まってしまうからです。

電話をする際は上記の点を意識してしましょう。まずは相手に話しが伝わりやすいようにハキハキと話します。また相手が聞き取りやすいスピードを意識しましょう。早口なのはもちろん、遅すぎる場合も聞き取りにくくなってしまいますので、注意が必要です。

そして電話では少し高めの声で話すのがポイントです。電話は声が低く聞こえてしまう可能性があり、低い声は通りにくいので、少し高めにして話すのが良いとされています。

さらに、電話をする際は「笑顔」を忘れてはいけません。顔が見えなくても姿勢や表情は相手に伝わるものですので、明るい印象を与えるためにも、電話をする際は笑顔で受け答えしてください。

また、正しい言葉遣いや敬語を使うことも当然のマナーです。言葉遣いや敬語が間違っていると相手に内容が伝わりにくくなりますので注意しましょう。

いくつか間違えやすい言葉遣いを下記にまとめておくので、チェックしておきましょう。

用件の再確認+相手の都合の確認

電話をする際は必ず「内容の復唱」をしてください。何回も聞き返したり、間違った認識で電話を終わらせてしまうと今後に支障が出てしまう可能性がありますので、企業側：「〇月〇日に△△に来てください」、自分：「〇月〇日に△△ですね、かしこまりました」などと用件の再確認をしましょう。

また、話しが長くなりそうな場合は初めに相手の都合を伺ってください。自分のために相手の時間を使わせていただくことになりますので、初めに都合を聞くこと、そして許可を得ることは大人としてのマナーです。

相手に不快な思いをさせないことはできて当たり前のマナーです。用件が食い違わぬよう、しっかりと内容を確認し、電話が長くかかりそうな場合は相手の都合を伺いましょう。

時間帯に注意する

自分から電話をかける際は、電話をする時間帯に注意してください。スムーズに電話を受け取ってもらうためにも、相手が電話に出てくれやすい時間帯を狙うことが大切です。

電話をかける時間は基本的に会社の営業時間内です。その中でも始業1時間、終業1時間は忙しいことが見込まれますので、それらの時間とお昼休憩を除いた時間帯が良いです。

一般的な企業では9:00始業の18:00終業、お昼休憩12:00~13:00である場合がほとんどですので、10:00~12:00、13:00~17:00の時間帯にかけるようにしましょう。

これら以外の時間に電話をかけても取り次いでもらえない可能性がありますし、営業時間外、土日祝などのお休みにかけても当然、電話には出てもらえません。

もしかしたら個人携帯の番号を知っている場合もあるかもしれませんが、その人はせっかくのお休みを満喫しているわけですから、電話をかけてしまうのは失礼ですので避けましょう。

電話は相手が切るまで待つ

電話は“相手が切るのを待ってから”切りましょう。電話をかけた人が電話を切るのが基本のマナーですが、就活では”学生”が後に電話を切ったほうが良いとされています。

なぜなら「失礼します」と、電話を切る合図があったとしても相手から追加で用件を言い渡される可能性があります。

そんな時に電話を切ってしまうと相手は再度電話をかける形となってしまうため、手間をかけさせてしまいます。ですからそうならないためにも、相手が電話を切ったのを確認してから切るようにしましょう。

もし、相手も同じようになかなか電話を切らず2.3分沈黙が続くようであれば、自分から切っても構いません。この辺は臨機応変に対応しましょう。

［状況別］電話対応法や守るべきマナー

電話とひとくくりしても、「かける」「受ける」「折り返す」など様々な状況があります。ここではそんな就活においてよくある状況別に守るべきマナーを解説していきます。

就活に限らず、社会人になってもこのような状況に陥ることは予想されますので、今のうちにどう対応すればいいのかを学んでおきましょう。

電話をかけるとき（時間・内容まとめる

静かで電話環境の良い場所で電話をかけるようにしましょう。社員の方が忙しい時間帯を避け（一般企業：10:00~12:00、13:00~17:00）、メモやスケジュール帳を用意しておきます。

話す用件はあらかじめまとめておいてください。緊張から話す内容が跳んでしまうということがないよう、メモなどに内容をまとめておくと良いでしょう。

相手が電話に出たら「もしもし」は使わず、「お世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」などを使い、次に大学生と名前を名乗ります。

もし電話にすぐに出てもらえなかった場合、10コールを目安に電話を切りましょう。あまり長い時間かけても迷惑になりますので、出ない場合は電話を改めます。

電話を受けるとき

電話をかけるときと同様に、電話の内容が聞き取れやすいように静かで電話環境の良い場所へ移動をしましょう。その際にメモやスケジュール帳などを合わせて用意します。

電話は3コール以内に出れるように心がけましょう。もし、すぐに電話に出れずに3コール以上になってしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言添えると印象が良くなります。

電話を受ける際も「もしもし」は言わず、「こんにちわ」「お世話になっております」などといった挨拶を述べましょう。相手からの電話は用件を伝えられることがほとんどですので、双方で内容が食い違ってしまわぬよう、内容を復習してください。

電話を折り返すとき

電波環境の良い場所へと移動し、メモやスケジュール帳を用意してから電話を折り返します。この時ももちろん「もしもし」は禁止です。

電話を折り返す際は、折り返す時間帯も考えます。電話をかける時と同様に、始業1時間、終業1時間、お昼休憩を避けた時間帯に折り返しましょう。

そして電話をかける際は、大学生+名前と「折り返しの電話だという旨」を伝えます。そして担当者を呼びだしてもらい、担当者が出たら“電話に出れなかったことに対してのお詫び”を述べます。

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会話が聞きづらいとき

電波状況が不安定だったり、声が遠いなどといった理由から会話が聞きづらい場合はその旨を伝えてください。そしてもう一度話をしてもらうようお願いをします。

間違っても「え？」「はい？」などと聞き返さないようにしてください。また、「わかったフリ」もNGです。

もう一度話してもらうようお願いすることは悪いことでも恥ずかしいことでもありません。むしろ「え？」「はい？」などと聞き返したり、わかったフリをする方がマナー違反です。

ですから、話しが聞きづらい場合は素直に「申し訳ございません、電波状況が不安定で途切れてしまいました。もう一度ご説明いただけますでしょうか」と伝えましょう。

電話が切れてしまったとき

電話が切れてしまった場合は、すぐに自分から折り返しをします。そして電話が切れてしまったことに対して謝罪をしてください。これはたとえ相手が悪かったり、電波が不安定で切れてしまったなどといった場合でも、自分から謝ります。

当然、こちら側に非があった場合は、電波環境の良い場所に移動するなどの対策を行ってから電話を折り返すようにしてください。

電車内で電話がかかってきたとき

電車内で電話がかかってきた場合は、次の駅で降りてすぐに電話を折り返しましょう。電車を降りたら静かな場所へと移動し、メモやスケジュール帳を用意して折り返します。

しかし、電話が非通知だったり、何回も電話がかかってくる場合は急用の可能性もありますので、周りに配慮して出てしまっても構いません。

あなたも見たことがあると思いますが、電車内で電話に出ている社会人は意外といるもんです。ですから、非通知では折り返しもできませんし、何度も電話がかかってくる場合は急用である可能性もありますので、状況に応じて出るようにしましょう。

しかし、大きな声を出すのはNG。満員電車の場合にもとくに迷惑をかけてしまう場合がありますので、そのような場合は避けましょう。

それぞれの状況による会話例

電話を受ける際は基本的にどのような状況でも守るべきマナーは共通ですが、自分から電話をする際には状況によってポイントや伝えるべきことが変わってきます。

ここではそんな「自分から電話をかける」状況での会話例についてご紹介していきます。電話を受けるよりもかける方が緊張するという人も多いと思いますので、これを読んで自信を持って電話をかけられるようにしましょう。

担当者が直接出たとき

まずは自分の名前を名乗り、担当者をお願いします。直接出た場合は再度自分の名前を名乗り、今電話をしても大丈夫なのか、相手の都合をお伺いします。

大丈夫だといわれたらお礼を述べ、用件を伝えます。用件を済ませたら謝罪を述べ、「失礼します」といって相手が電話を切るのを待ちます。

もし、「ただいまお時間よろしいでしょうか」の時点で相手が忙しそうであれば、都合の良い時間を聞き、再度かけ直すことを伝えて電話を切りましょう。

担当者以外が出たとき（取次）

本人以外が電話を出た場合には本人に取次をお願いします。まずは「戻りの時間」を聞きましょう。時間だけを伝えられた場合は、お礼とその時間に折り返すことを伝えます。

また、戻り時間+「企業側から折り返す」と伝えられた場合でも、こちらからその時間に折り返すことを伝えます。

もし、「今日は戻らない」「戻り時間が未定」などといった理由から伝言などを預かるといわれた場合は、「大学名+名前」と「後日電話すること」を伝えましょう。

これらは折り返しの場合でも流れは同じです。折り返しの際は名前を述べた後に「先ほど〇〇部の〇〇様からお電話を頂きました。恐れ入りますが、○○様をお願いできますでしょうか」と、取次をお願いしましょう。

選考・面接・インターン・説明会などの辞退連絡

選考や面接、インターンなどを辞退する際は、「辞退する旨」「時間を割いていただいたお礼」「謝罪」を伝えます。まずは冒頭で辞退する旨をハッキリ伝えましょう。面接など、日時が決まっているものに関しては日時もしっかりと伝えます。

辞退の旨を伝えたら、これまで時間を割いてくれたことに対するお礼と辞退する形になってしまったことに対しての謝罪を述べます。この際、辞退理由に関しては詳しく話す必要はありません。述べるとしても「一身上の都合により」などでOKです。

もし企業側から詳しく聞かれた場合は、「魅力を感じなくなった」などといったネガティブな理由は避け、「他の企業から内定を頂いた」などという理由を述べるようにしましょう。

遅刻する際の連絡

遅刻をする際は、「遅刻すること」「遅刻する理由」「今日面接してもらえるのかの確認」をします。まずは冒頭で謝罪をし、遅刻すること、そしてウソのない正直な遅刻理由を伝えます。

そしてどれぐらい遅刻するのかを伝え、その時間でも面接を行ってもらえるのかを確認をします。時間を伝える際は、再度遅刻してしまうことを避けるためにも余裕を持った時間を伝えてください。

また、その時間でも面接を行ってもらえるかを確認した際、OKであればお礼を述べ、NGの場合は再度謝罪し、いつならできるのかを確認します。

電車遅延などによって遅刻してしまうことは仕方ないことではありますが、どんな理由であれ約束に遅れてしまうということですので、しっかりと謝罪をしてください。

おわりに

就活生になると企業やOBなど、社会人と電話をする機会が増えます。今までは友達や恋人としか電話をしてこなかった人には、社会人との電話は難しく感じるかもしれませんが、マナーさえしっかりと学んでおけば誰でも簡単に電話に対応することができます。

電話とひとくくりしても、「かける」「受ける」「電話が切れてしまった」「担当者が直接出なかった」など、様々な状況が予測されます。それぞれの状況に対して正しく対応していかないと就活が失敗してしまう恐れがありますし、社会人になっても不安要素が残ってしまいます。

そうならないためにも、今から電話に対するマナーをしっかりと学んでおきましょう。もし、このコラムを読んでもまだ少し不安が残る…。という人はぜひキャリchが開催するイベント「就活相談サポート」に参加してみてください。

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